Resoluciones 016. Díctese el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental
| Número de Boletín | 537 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Procuraduría General del Estado |
| Fecha de la disposición | 3 de Junio de 2015 |
Dr. Diego García Carrión
PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que, el artículo 235 de la Constitución de la República norma, "La Procuraduría General del Estado es un organismo público, técnico jurídico, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, dirigido y representado por la Procuradora o Procurador General del Estado, designado para un período de cuatro años";
Que, la Norma Técnica de Control Interno 405-04. Documentos de Respaldo de Archivo, dictado mediante Acuerdo No. 39, por la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 87 de 14 de diciembre de 2009, establece que, "La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes";
Que, el Consejo Nacional de Archivos, para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, emitió la Resolución CNA-001-2005, publicada en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio de 2005, con la que expide el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos;
Que, mediante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del Estado aprobó el Manual de Administración y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado;
Que, la Procuraduría General del Estado cuenta con información sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada; en consecuencia, requiere adoptar procedimientos administrativos que garanticen su correcta administración y custodia;
Que, conforme a lo prescrito en el Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado, es obligación de la Secretaría General y de la Secretaría Regional 1, la administración y custodia de los documentos y archivos de la Institución.
Que, es necesario que la Institución cuente con un reglamento que norme y regule un adecuado manejo y custodia del fondo documental de la entidad a fin de que sea más ágil y eficiente la administración de los documentos cumpliendo de esta manera con las necesidades y expectativas institucionales; y,
Que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3, letras k) y l), de la codificación de la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado, el Procurador tiene atribución para expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e instructivos de carácter general y particular dentro del ámbito de su competencia.
En ejercicio de la facultad que le confiere el artículo 3, letras k) y l) de la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado.
Resuelve:
DICTAR EL REGLAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DEL FONDO
DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA
GENERAL DEL ESTADO
ASPECTOS GENERALES
Los documentos de la Regional 1, por ser unidad desconcentrada, los administrará la Secretaría Regional 1; en consecuencia, ninguna otra unidad administrativa podrá tener un archivo paralelo al que administrará la Secretaría General y la Secretaría Regional 1.
A excepción de las Unidades Financiera, Administrativa, Talento Humano, Patrocinio, Arbitraje, Derechos Humanos y Mediación que por su especialidad, conforman archivos activos que funcionarán bajo responsabilidad de las unidades precitadas con asesoramiento y supervisión de la Unidad de Documentación y Archivo.
Activo;
Intermedio o temporal;
Permanente o pasivo; y,
El Archivo histórico que se encuentra bajo custodia del Sistema Nacional de Archivos SINAR.
Archivo activo.- Son archivos activos, aquellos cuya documentación se considera de utilización frecuente y con quince años o menos de existencia;
Archivo intermedio o temporal.- Archivo intermedio es aquel al que se transfieren los documentos cuya consulta no es frecuente, y que han cumplido quince años de permanencia en el archivo institucional;
Archivo permanente o pasivo.- Es aquel cuya documentación, por sus características específicas e importancia, constituyen fuente de estudio e investigación en cualquier rama. Es el acervo documental histórico de la Procuraduría General del Estado, conforme lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos; y,
Archivo histórico.- Es aquel que reposa en el Sistema Nacional de Archivo SINAR y que constituye fuente de estudio e investigación.
Recibir documentación;
Direccionar la documentación a las unidades administrativas respectivas;
Coordinar la gestión documental;
Aplicar las técnicas archivísticas acorde a las necesidades institucionales;
Clasificar y archivar la documentación de las Unidades de Gestión;
Conservar la documentación según los plazos establecidos en la Ley del Sistema Nacional de Archivos;
Mantener actualizado el Inventario de Archivos;
Eliminar la documentación conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, y del Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado.
Las demás inherentes a la función.
Ingreso de la documentación;
Soporte documental y digital;
Control de la gestión documental;
Despacho de la documentación recibida.
Archivo del expediente.
Administrativo (AD)
Juicios (JJ)
Número de expediente
Por su...
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