Acuerdos. 2019 048 Actualícese el Manual y Política de Gestión Documental y Archivo

Número de Boletín90
SecciónAcuerdos
EmisorMinisterio de Turismo
Jueves 28 de noviembre de 2019 – 9Registro Of‌i cial Nº 90
Artículo 2.- Disponer a la Coordinación General
Administrativa Financiera conjuntamente con la
Subsecretaría de Atención Intergeneracional, realicen los
trámites correspondientes para la contratación y posesión
de un perf‌i l idóneo para cumplir el cargo de Gerente
del referido proyecto, en cumplimiento de la normativa
vigente.
Artículo 3.- De la ejecución del presente Acuerdo
Ministerial, en lo que corresponda, encárguese a las
Unidades Administrativas involucradas dentro de sus
competencias.
DISPOSICIÓN FINAL
PRIMERA.- El presente Acuerdo Ministerial entrará
en vigencia a partir de su suscripción sin perjuicio de su
publicación en el Registro Of‌i cial.
Dado en el Distrito Metropolitano de la ciudad de San
Francisco de Quito, a 08 de noviembre de 2019.
f.) Doctor Iván Xavier Granda Molina, Ministro de
Inclusión Económica y Social.
MIES.- MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓ-
MICA Y SOCIAL.- Secretaría General.- Es f‌i el copia
del original.- Lo certif‌i co.- f.) Ilegible.- 13 de noviembre
de 2019.
No. 2019 048
Rosa Enriqueta Prado Moncayo
MINISTRA DE TURISMO
Considerando:
Que, el artículo 18 de la Norma Suprema dispone que
Todas las personas, en forma individual o colectiva,
tienen derecho a: 1. Buscar, recibir, intercambiar, producir
y difundir información veraz, verif‌i cada, oportuna,
contextualizada, plural, sin censura previa acerca de los
hechos, acontecimientos y procesos de interés general,
y con responsabilidad ulterior; 2. Acceder libremente
a la información generada en entidades públicas, o en
las privadas que manejen fondos del Estado o realicen
funciones públicas. No existirá reserva de información
excepto en los casos expresamente establecidos en la ley.
En caso de violación a los derechos humanos, ninguna
entidad pública negará la información.
del Ecuador dispone que las personas tengan derecho
a disponer de bienes y servicios de óptima calidad y a
elegirlos con libertad, así como a una información precisa
y no engañosa sobre su contenido y características;
la República del Ecuador determina que las Ministras
y Ministros de Estado, además de las atribuciones
establecidas en la Ley, les corresponde: 1. Ejercer la
rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y
expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que
requiere su gestión;
Que, el artículo 226 de la Carta Magna señala las
competencias y facultades atribuidas a las instituciones
del Estado, a sus servidores y a las personas que actuan en
virtud de una potestad estatal y su deber;
del Ecuador, determina que la Administración Pública
constituye un servicio a la colectividad que se rige por
los principios de ef‌i cacia, ef‌i ciencia, calidad, jerarquía,
desconcentración, descentralización, coordinación,
participación, planif‌i cación, transparencia y evaluación;
Que, el artículo 15 de la Ley de Turismo, determina que
el Ministerio de Turismo es el organismo rector de la
actividad turística ecuatoriana;
Información Pública, determina en su artículo 1 que:
“El acceso a la información pública es un derecho de las
personas que garantiza el Estado. (…)”
responsabilidad de las instituciones públicas, personas
jurídicas de derecho público y demás entes señalados en
el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros
públicos de manera profesional, para que el derecho a la
información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en
ningún caso se justif‌i cará la ausencia de normas técnicas
en el manejo y archivo de la información y documentación
para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la
información pública, peor aún su destrucción. (…)”;
artículo 1 def‌i ne que: “Constituye Patrimonio del Estado
la documentación básica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de las instituciones
de los sectores público, privado, así como de las personas
particulares que sean calif‌i cadas como tal (…)”;
Que, mediante Acuerdo Nro. SGPR-2019-0107 del 10 de
abril del 2019 el Secretario General de la Presidencia de la
República, conforme sus atribuciones, expide “LA REGLA
TECNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS”;
Que, la Disposición Transitoria Primera de la Regla
Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos, determina: “En el plazo de
120 días contados a partir de la fecha de publicación
de la presente Regla Técnica, las entidades públicas
emitirán la política institucional interna en la que se dé
cumplimiento a los procesos de gestión documental y
archivo establecidas en la mencionado Regla”;
Que, el numeral 1.3.2.1.4 del Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio
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10 – Jueves 28 de noviembre de 2019 Registro Of‌i cial Nº 90
de Turismo, determina como misión de la Gestión de
Secretaría General: “Controlar y mantener el sistema de
gestión documental y archivo de la información of‌i cial, y
biblioteca de ser el caso, en base a la normativa vigente
aplicable; así como certif‌i car la documentación solicitada
por usuarios internos y/o externos”;
Que, mediante Acuerdo Ministerial Nro. 2017-009 del 12
de abril del 2017 la Máxima Autoridad de ese entonces
expidió el MANUAL Y POLÍTICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MINISTERIO DE
TURISMO.
Que, con Decreto Ejecutivo No. 591 de 3 de diciembre de
2018, el señor Presidente Constitucional de la República
nombró como Ministra de Turismo, a la señora Rosa
Enriqueta Prado Moncayo, quien es la máxima autoridad
de esta Cartera de Estado;
Que, mediante memorando Nro. MT-DSG-2019-0148 de
fecha 11 de julio de 2019, la Dirección de Secretaría General
solicitó a la Coordinación General de Administrativa
Financiera la autorización al Proyecto de actualización del
Manual y Política de Gestión Documental y Archivo del
Ministerio de Turismo;
Que, mediante sumilla inserta en el memorando Nro. MT-
DSG-2019-0148 de fecha 11 de julio de 2019, la
Coordinadora General Administrativa Financiera autorizó
continuar con el proceso de actualización del Manual y
Política de Gestión Documental y Archivo del Ministerio
de Turismo;
Que, mediante memorando Nro. MT-DSG-2019-0150
de fecha 12 de julio de 2019, la Dirección de Secretaría
General solicitó a la Coordinación General de Asesoría
Jurídica del Ministerio de Turismo la validación del
proyecto de actualización al Manual y Política de Gestión
Documental y Archivo del Ministerio de Turismo;
Que, mediante memorando Nro. MT-CGAJ-2019-0407
de fecha 23 de julio de 2019, la Coordinación General
de Asesoría Jurídica del Ministerio de Turismo emite
respuesta a la Dirección de Secretaría General sobre
la solicitud de validación – actualización de Manual y
Política de Gestión Documental y Archivo del Ministerio
de Turismo;
Que, en función de lo dispuesto por el Secretario General
de la Presidencia de la República, es necesario que el
Ministerio de Turismo cuente con un instrumento técnico
– legal actualizado que permita optimizar y mejorar los
procesos de gestión documental así como precautelar los
archivos que mantiene la Dirección de Secretaria General,
la Máxima Autoridad de esta Cartera de Estado
Acuerda:
Expedir la ACTUALIZACIÓN AL MANUAL Y
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO DEL MINISTERIO DE TURISMO.
Art. 1. OBJETIVO.- Establecer un manual y políticas
sobre la Gestión Documental y Archivo que brinde
directrices internas que permitan cumplir con lo establecido
en la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos que se generen
o reciban, en las Unidades de ésta Cartera de Estado, en
cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades
y asegure su autenticidad, f‌i abilidad, integridad y
disponibilidad de los mismos.
Art. 2. ALCANCE.- El presente Manual regula los
procesos y procedimientos de gestión documental y archivo
que deben aplicarse en el Ministerio de Turismo; a nivel
nacional, en todos los niveles de gestión que mantienen
archivos. Los titulares de las unidades productoras y los
responsables de archivos de las unidades, serán además
los responsables de controlar el cumplimiento por parte
de todo el equipo de trabajo de su unidad productora de
lo previsto en la presente Política así como de la Regla
Técnica Nacional (SGPR/ Abril 2019).
Art. 3. RESPONSABLES.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Son responsables de cumplir y hacer cumplir la Regla
Técnica Nacional y Política de Gestión Documental
y Archivo; establecida para la elaboración, revisión,
actualización, control, almacenamiento y archivo de los
documentos que formarán parte de la Gestión Documental
y Archivo del Ministerio de Turismo en los siguientes
niveles:
Cargo Responsabilidad / Autoridad
Responsable del
proceso.
Dirección de Secretaría General
o la que haga sus veces, será la
encargada de llevar a cabo los
procesos y procedimientos que tiene
a su cargo el esquema institucional.
Responsable
de las unidades
productoras.
Despacho Ministerial;
Viceministerio; Coordinaciones
Generales; Subsecretarias;
Direcciones; Coordinaciones
Zonales; y, Of‌i cinas Técnicas,
designarán al responsable para el
cumplimiento de las disposiciones
de la presente Política así como la
Regla Técnica Nacional (SGPR /
Abril 2019)
Responsable
de archivo de
gestión o activo
en cada unidad
productora.
Designado, cumple las disposiciones
del presente Manual y Políticas así
como de la Regla Técnica Nacional
(SGPR / Abril 2019)
Art. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.- A efectos de
comprensión de los conceptos abordados en el presente
Manual se entenderá por:
4.1. Archivo de Gestión: La documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las unidades productoras del Ministerio de Turismo; u
otras que la soliciten.
4.2. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo
que dependen de la Dirección de Secretaria General del
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