DIR-002-2023 Apruébese la Reforma de la Política de Gestión Documental, Organización y Mantenimiento de Archivo de la CFN B.P.
| Fecha de publicación | 15 Febrero 2023 |
| Número de Gaceta | 251 |
Miércoles 15 de febrero de 2023 Suplemento Nº 251 - Registro Ocial
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REGULACIÓN DIR-002-2023
EL DIRECTORIO DE LA
CORPORACIÓN FINANCIERA NACIONAL BANCA PÚBLICA
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 226 de la Constitución establece el principio de legalidad, mismo que señala: “Las instituciones
del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en
virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la
Constitución y la ley.”
Que, el artículo 2 del Decreto Ejecutivo 868, publicado en el Registro Oficial N° 676 de fecha 25 de enero del
2016, con el que se reorganiza a la Corporación Financiera Nacional B.P., señala que dicha institución es: “una
entidad financiera pública, dedicada al financiamiento del sector productivo de bienes y servicios, así como
proyectos de desarrollo en el ámbito nacional e internacional. Buscará estimular la inversión productiva e
impulsar el crecimiento económico sostenible, a través de apoyo financiero o no financiero a los sectores
productivos, de bienes y servicios; así como de proyectos que contribuyan a la mejora de la competitividad
nacional.”
Que, el numeral 12 del artículo 375 del Código Orgánico Monetario y Financiero, señala que es competencia
del Directorio: “Aprobar los reglamentos internos”.
Que, el literal H de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto Orgánico por Procesos de
la CFN B.P., señala que es competencia del Directorio: “Aprobar (…) los reglamentos internos
correspondientes.”
Que, el literal I de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la CFN B.P., señala que es com petencia de la Subgerencia General de Calidad
y Desarrollo: “Presentar ante el Directorio para su aprobación, la actualización o propuestas de los
procedimientos institucionales (…)”
Que, el literal F de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la CFN B.P., señala que es competencia de la Gerencia de Calidad: “Articular
con las áreas involucradas, conforme a la planificación y previo a un diagnóstico, la actualización o elaboración
de propuestas de los procedimientos institucionales, para su aprobación por parte de l Directorio.”
Que, m ediante memorando Nro. CFN-B.P.-GG-2022-0403-M de fecha 12 de diciembre de 2022, la Gerencia
General solicita a las Subgerencias Generales y Gerencias de área de acuerdo al ámbito de sus competencias
y responsabilidades, lo siguiente: “(…) se solicita que cada autoridad responsable gestione diligentemente,
considerando el siguiente detalle y de acuerdo al ámbito de sus competencias y responsabilidades, para que la
Corporación Financiera Nacional B.P. implemente satisfactoriamente el Sistema de Gestión Antisoborno
basado en la Norma ISO 37001:2016 hasta el 15 de enero de 2023, mismo que será evaluado (interna y
externamente) con el propósito de obtener la certificación bajo este estándar de gestión internacional en el
primer semestre de 2023.”
Que, la Secretaría General mediante memorando Nro. CFN-B.P.-SEG-2022-0826-M de 19 de diciembre de
2022, solicita los respectivos informes a la Gerencia Jurídica, Gerencia de Calidad y Gerencia de Riesgos para
la reforma normativa sobre la Política de Gestión Documental, Organización y Mantenimiento de Archivo de la
Corporación Financiera Nacional B.P.
Miércoles 15 de febrero de 2023Registro Ocial - Suplemento Nº 251
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Regulación DIR-002-2023
Sesión de Directorio
13 de enero de 2023
Que, la Gerencia de Riesgos, mediante memorando Nro. CFN-B.P.-GERI-2022-0732-M de 29 de diciembre de
2022, cita: "La propuesta de actualización del documento "Política de Gestión Documental, Organización y
Mantenimiento de Archivo de la Corporación Financiera Nacional B.P.", no se contraponen con las políticas de
la gestión integral de riesgos."
Que, la Gerencia de Calidad, mediante memorando Nro. CFN-B.P.-GECA-2022-0494-M de 29 de diciembre de
2022, cita: "(...) esta Gerencia procede a expresar la conformidad de formato, redacción y ubicación del cambio
normativo propuesto, por parte de Secretaría General; no obstante, primarán sobre el presente
pronunciamiento los criterios técnicos y jurídicos que emitan las áreas pertinentes."
Que, la Gerencia Jurídica, mediante memorando Nro. CFN-B.P.-GEJU-2023-0026-M de fecha 09 de enero de
2023, cita: "(...) De esta forma, considerando que el Subtítulo I: Política institucional para la administración de la
normativa CFN B.P., del Libro preliminar: Generalidades de la normativa CFN B.P., atribuye a la Gerencia
Jurídica el emitir pronunciamiento jurídico, ratificando o no la aplicabilidad del requerimiento, con base a la
verificación de las atribuciones previstas en el ordenamiento jurídico vigente, en mi calidad de Gerente Jurídico
cumplo con indicar que la actualización presentada es viable desde el punto de vista legal, por lo que una vez
que se atiendan las observaciones insertas en el documento, se podría someter la POLÍTICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE LA CORPORACIÓN FINANCIERA
NACIONAL B.P., al correspondiente proceso de aprobación, para posteriormente incluir su actualización dentro
de la normativa interna de la Corporación Financiera Nacional B.P..."
Que, la Secretaría General, mediante memorando Nro. CFN-B.P.-SEG-2023-0023-M de 09 de enero de 2023,
presenta para conocimiento y aprobación del Directorio, Reformar la Política de Gestión Documental,
Organización y Mantenimiento de Archivo de la CFN B.P.
Que, la economista Virna Rossi Flores, Gerente General (E), dispone dentro de la agenda de Directorio, se
presente para conocimiento y aprobación del Directorio, Reformar la Política de Gestión Documental,
Organización y Mantenimiento de Archivo de la CFN B.P., en atención al memorando Nro. CFN-B.P.-SEG-
2023-0023-M de 09 de enero de 2023.
Debidamente motivado, en ejercicio de sus atribuciones.
RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar la Reforma la Política de Gestión Documental, Organización y Mantenimiento de Archivo
de la CFN B.P.
Artículo 2.- Aprobar la actualización del documento en la Normativa de CFN B.P., Libro II: Normativa sobre
Administración, Título XV: Política de Gestión Documental, Organización y Mantenimiento de la CFN B.P.
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE LA
CORPORACIÓN FINANCIERA NACIONAL B.P.
Artículo 1.- Introducción ..................................................................................................................... 4
1.1. Antecedentes ...................................................................................................................... 4
1.2. Justificación ........................................................................................................................ 4
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Sesión de Directorio
13 de enero de 2023
1.3. Alcance ............................................................................................................................... 4
1.4. Objetivo General ................................................................................................................. 5
1.5. Base Legal .......................................................................................................................... 5
Artículo 2.- Glosario de términos ........................................................................................................ 5
Artículo 3.- Atribuciones ................................................................................................................... 11
3.1. Mantenimiento del Archivo de Gestión y Central. ............................................................ 11
3.2. De la Dirección de Gestión Documental y Archivo – Secretaría General. ....................... 12
Artículo 4. De la Gestión Documental .............................................................................................. 13
4.1. Cuadro General de Clasificación Documental ................................................................. 13
4.2. Tabla de Plazos de Conservación Documental ............................................................... 14
Artículo 5. Gestión de los Archivos .................................................................................................. 14
5.1. Integración de expedientes .............................................................................................. 14
5.2. Ordenamiento documental ............................................................................................... 15
5.3. Cierre del expediente ....................................................................................................... 15
5.4. Documentos que no están dentro del proceso archivístico ............................................. 17
5.5. Elaboración de Inventario Documental ............................................................................ 17
5.6. Valoración Documental .................................................................................................... 18
Artículo 6. Transferencias documentales ......................................................................................... 19
6.1. Transferencia Primaria ..................................................................................................... 19
6.2. Transferencia Secundaria ................................................................................................ 20
6.3. Transferencia Final ........................................................................................................... 21
6.4. Transferencia por escisión, supresión o fusión. ............................................................... 22
Artículo 7. Condiciones del Archivo, adecuación de espacios y dotación de mobiliarios ................ 22
Artículo 8. Atención servidores y usuarios externos ........................................................................ 26
8.1. Acceso a la información ................................................................................................... 26
8.2. Consulta de documentos y préstamo documental ........................................................... 26
8.3. De las Prohibiciones en préstamos documentales .......................................................... 27
Artículo 9. Baja Documental ............................................................................................................. 28
Artículo 10. De las Funciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo – Secretaría General
.......................................................................................................................................................... 28
Artículo 11. Certificación de Documentos ........................................................................................ 31
Artículo 12. Aplicación de la firma electrónica ................................................................................. 33
9 ANEXOS ...................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
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