Ley 92. Ley del sistema nacional de archivos
LA CAMARA NACIONAL DE REPRESENTANTES
EL PLENARIO DE LAS COMISIONES LEGISLATIVAS
Considerando:
Que los archivos y la documentación que encierran son Patrimonio del Estado;
Que es obligación del Estado velar por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos;
Que en la Conferencia Intergubernamental sobre el planteamiento de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos, celebrada por UNESCO en París, del 23 al 27 de septiembre de 1974, y en otras reuniones internacionales, el Ecuador se comprometió a implantar el Sistema Nacional de Archivos; y,
En uso de las atribuciones que le confiere el Art. 66 de la Constitución Política del Estado, expide la siguiente.
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal Patrimonio por el Comité Ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole. Dicha documentación básica estará constituída por los siguientes instrumentos:
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Escritos manuscritos, dactilográficos o impresos, ya sean originales o copias;
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Mapas, planos, croquis y dibujos;
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Reproducciones fotográficas y cinematográficas sean negativos, placas, películas y clisés;
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Material sonoro, contenido en cualquier forma;
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Material cibernético; y,
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Otros materiales no especificados.
El material del Patrimonio Documental que sea de propiedad del Estado es inalienable.
Si perteneciere a persona particular o jurídica del sector privado, tal material podrá enajenarse, previa autorización de la Inspectoría General de Archivos.
El Material del Patrimonio Documental del Estado no podrá salir del país sino en forma temporal, y con la autorización previa del Comité Ejecutivo de Archivos.
PARAGRAFO PRIMERO. De su Organización
Para la conservación, organización, protección y administración del Patrimonio Documental, se establece el Sistema Nacional de Archivos que comprende:
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El Consejo Nacional de Archivos;
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El Comité Ejecutivo de Archivos;
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La Inspectoría General de Archivos; y,
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Los archivos públicos y privados.
PARAGRAFO SEGUNDO. Del Consejo Nacional de Archivos
El Consejo Nacional de Archivos es una entidad del sector público con ámbito nacional. Tendrá personería jurídica y autonomía administrativa. Tendrá su sede en la capital de la República y estará integrado por:
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El Subsecretario de Cultura en representación del Ministerio de Educación y Cultura, quien lo presidirá;
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El Director del Archivo Nacional;
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El Director del Archivo - Biblioteca de la Función Legislativa;
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El Director o Jefe del Archivo de la Corte Suprema de Justicia;
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El Jefe de Archivo de la Presidencia de la República;
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El Jefe del Archivo del Ministerio de Defensa Nacional;
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El Jefe o Director de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores;
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Un representante de los archivos históricos del Banco Central del Ecuador, designado por el Gerente General de dicha institución;
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Un representante de la Asociación Ecuatoriana Administradores de Documentos y Archivos, designado por este organismo;
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Un representante de los archivos municipales, designado por la Asociación Nacional de Municipalidades Ecuatorianas; y,
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Un representante de los archivos privados designado por el Consejo Nacional de Archivos.
El Presidente tendrá voto dirimente y lo subrogará uno de los Directores en el orden establecido en este artículo.
Son atribuciones y deberes del Consejo Nacional de Archivos:
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Velar por la observancia y cumplimiento de esta Ley y de sus reglamentos;
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Dictar la política general sobre archivos;
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Dictar sus reglamentos internos;
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Cuidar de la buena conservación del Patrimonio Documental del Estado, y procurar su incremento;
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Recuperar o reivindicar el material documental de que trata el Art. 1 de esta Ley, producido y recibido por instituciones del sector público, que estuviere en poder de entidades privadas o de personas particulares;
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Supervisar el funcionamiento del Sistemas Nacional de Archivos;
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Gestionar que las universidades establezcan escuelas de archivología y cursos de especialización;
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Designar, de entre sus miembros, tres vocales principales que conformarán el Comité Ejecutivo, quienes durarán un año en sus funciones y podrán ser reelegidos. Al mismo tiempo, elegirá tres vocales suplentes que reemplazará, indistintamente, a los principales que faltaren;
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Aprobar los informes del Comité Ejecutivo, y absolver sus consultas;
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Aprobar la proforma del presupuesto de las dependencias administrativas a su cargo y supervisar su movimiento económico;
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Contratar la asesoría de personas que considerare necesarias para el cumplimiento de sus fines;
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Sesionar ordinariamente cada trimestre, y, extraordinariamente, cuando lo convoque el Presidente, por propia iniciativa o a pedido del Comité Ejecutivo, o de la mayoría de los miembros del Consejo Nacional;
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Nombrar a los funcionarios y empleados del Consejo, así como también al Inspector General de Archivos y al Director del Archivo Intermedio, y removerlos con justa causa; y,
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Los demás señalados en la Ley y en los reglamentos.
Son atribuciones y deberes del Presidente del Consejo Nacional de Archivos los siguientes:
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Representar legalmente al Consejo Nacional de Archivos;
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Presidir el Consejo Nacional de Archivos y el Comité Ejecutivo;
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Convocar a sesiones a los organismos indicados en el literal anterior;
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Elaborar la proforma de presupuesto de las dependencias administrativas del Consejo Nacional de Archivos, y someterlo a la aprobación del Consejo Nacional;
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Legalizar con el Secretario las actas y más documentos del Consejo Nacional y del Comité Ejecutivo;
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Elaborar los informes que debe presentar el Comité Ejecutivo al Consejo Nacional, y,
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Los demás que determinen la Ley y los reglamentos.
El Consejo Nacional de Archivos tendrá un Secretario - Abogado, que lo será también del Comité Ejecutivo. Lo designará el Consejo Nacional de Archivos, en conformidad con la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. Para ser nombrado deberá tener título de Doctor en Jurisprudencia o de Abogado, y acreditar una experiencia de, por lo menos, dos años en el ramo de archivos.
Son obligaciones del Secretario - Abogado:
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Llevar las actas de las sesiones del Consejo Nacional y del Comité Ejecutivo;
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Asesorar en materia legal al Consejo Nacional y al Comité Ejecutivo;
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Conferir copia certificada de la documentación del Consejo Nacional y del Comité Ejecutivo, previa autorización del Presidente, y,
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Las demás que le señalen esta Ley y sus Reglamentos.
PARAGRAFO TERCERO. Del Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo estará integrado por el Presidente del Consejo Nacional de Archivos, el Inspector General de Archivos, y los tres vocales mencionados en la letra h) del Art. 5 de esta Ley.
Son atribuciones y deberes del Comité Ejecutivo:
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Elaborar estudios de reforma a esta Ley, así como de sus reglamentos, y someterlos a la consideración de los organismos competentes;
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Dictar normas y directivas que unifique los procedimientos, técnicas, métodos y sistemas, desde la producción del documentos hasta su destino final, para la conservación, administración, evaluación y control del Patrimonio Documental del Estado, y cuidar de su cumplimiento;
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Calificar los documentos que deben ser declarados Patrimonio Documental del Estado, como también autorizar su retención temporal en el Archivo Intermedio, o en el de origen, o su eliminación, según las normas establecidas en el reglamento pertinente, previo informe motivado del Director del Archivo Intermedio;
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Controlar la organización del Sistema Nacional de Archivos;
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Planificar la organización del Sistema Nacional de Archivos;
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Efectuar y auspiciar las publicaciones archivísticas;
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Proponer las categorías de puestos y escalafón del personal de archivos;
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Planificar y realizar cursos de capacitación y perfeccionamiento del personal de archivos;
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Cooperar con organismos nacionales e internaciones en el ramo de archivos y formar parte de los mismos cuando lo considere conveniente;
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Sesionar ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente, cuando lo convoque el Presidente, por propia iniciativa o a pedido de la mayoría de sus miembros;
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Nombrar al personal de empleados de la Inspectoría y de la Secretaría;
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Presentar al Consejo Nacional de Archivos informes trimestrales acerca de las labores realizadas, y una memoria anual; y,
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Los demás señalados en la Ley y reglamentos.
PARAGRAFO CUARTO. De la Inspectoría General de Archivos
La Inspectoría General de Archivos estará a cargo de un Inspector General el cual será designado por el Consejo Nacional de Archivos y contará con el personal necesario para su funcionamiento.
Son atribuciones y deberes del Inspector General de Archivos:
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Llevar bajo su responsabilidad, el Registro Nacional del Patrimonio Documental del Estado;
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Gestionar la adquisición de documentos que considere útiles para el Patrimonio Documental del Estado, adquisición que estará exenta de pago de todo impuesto;
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Vigilar al personal de la Inspectoría, y,
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Las demás que le confieran la Ley y reglamentos.
PARAGRAFO QUINTO. De los Archivos Públicos y Privados
Los archivos del país se clasifican en: activos, intermedio o temporal y permanente.
Son archivos activos, aquellos cuya documentación se considera de utilización frecuente y con quince años o menos de existencia.
El archivo intermedio, es aquel que procesa temporalmente la documentación que tenga más de quince años de las instituciones del sector público, con las excepciones de que habla esta Ley.
La documentación posterior al año 1900, una vez evaluada en el archivo intermedio, pasará al archivo nacional o a sus seccionales.
Son funciones del archivo intermedio:
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Recibir y administrar la documentación indicada en el Art. 15;
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Procesar y evaluar dicha documentación, de conformidad con las disposiciones de esta Ley y de sus reglamentos;
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Someter a conocimiento del Comité Ejecutivo la documentación evaluada para que éste determine su destino;
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Remitir al Archivo Nacional la documentación calificada como permanente;
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Atender las consultas que se hagan sobre los fondos documentales que posee, y conferir copias de los mismos, de acuerdo con el reglamento;
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Restaurar los documentos que lo requieran;
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Controlar el préstamo y la devolución de los documentos de este archivo, préstamo que se efectuará solamente a los archivos de origen de tal documentación; y,
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Las demás que la Ley y los reglamentos le señalen.
Archivos permanentes son aquellos cuya documentación, por sus características específicas e importancia, constituye fuente de estudio e investigación en cualquier rama, y que deberá mantenerse en sus dependencias de origen, a pasar al Archivo Nacional cuando se trate de documentos pertenecientes a instituciones o dependencias del sector público, salvo las excepciones señaladas en la Ley.
La documentación del Archivo - Biblioteca de la Función Legislativa, del Ministerio de Relaciones Exteriores, del de Defensa Nacional, del Banco Central del Ecuador, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, de la Oficinas Nacional de Personal, de los Registros de la propiedad y Mercantiles, y del Registro Civil, se mantendrán en sus respectivas dependencias.
Sin embargo, esa documentación o parte de la misma podrá pasar al Archivo Nacional, de considerarlo conveniente al Comité Ejecutivo.
En cuanto a los documentos del Archivo - Biblioteca de la Función Legislativa, y de los Ministerios de Relaciones Exteriores, y de Defensa Nacional, se requerirá además, el consentimiento y la autorización de la Cámara Nacional de Representantes para el primero y de los respectivos Ministros para los segundos.
Salvo lo dispuesto en el artículo precedente, los documentos de fechas anteriores al año 1900, que se mantengan en archivos del sector público, pasarán al Archivo Nacional o a sus seccionales.
El Archivo Nacional, funcionará en Quito, adscrito al Consejo Nacional de Archivos, y tendrá autonomía económica y administrativa. Su Director será designado por el Consejo Nacional de Archivos. El Director nombrará al personal de su dependencia.
El Archivo Nacional, el Archivo - Biblioteca de la Función Legislativa, el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo Intermedio, estarán a cargo de sus respectivos directores. Estos, para ser designados, deberán reunir los siguientes requisitos;
Ser egresados de una escuela universitaria, haber realizado cursos de organización y administración de archivos, tener experiencia de, por lo menos, dos años en el ramo archivístico.
Las entidades del sector público y privado, así como las personas particulares que posean o custodien material que pueda ser considerado parte del Patrimonio Documental del Estado para efectos del Registro de que habla esta Ley, informarán obligatoriamente de su tenencia a la Inspectoría General de Archivos.
El Consejo Nacional de Archivos podrá proporcionar ayuda técnica y económica a los particulares que posean documentos que formaren o pudieran formar parte del Patrimonio Documental del Estado, y que la requieran para su conservación y organización adecuada. Igual ayuda se proporcionará al propietario de tales documentos, cuando éste facilite su consulta para estudio o investigación.
En el Presupuesto General del Estado constarán las partidas necesarias para el funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos, de su Comité Ejecutivo, de la Inspectoría General y los archivos contemplados en esta Ley.
La ejecución del presupuesto de los organismos administrativos que dependen del Consejo Nacional de Archivos, estará a cargo de su Presidente, y la elaboración de las proformas y ejecución de los presupuestos de los archivos contemplados en esta Ley, corresponderán a sus respectivos directores.
El Consejo de la Judicatura administrará, organizará y conservará todos los archivos administrativos, jurisdiccionales, notariales, y patrimonio documental de la Función Judicial, tanto en físico como digital y expedirá las normas correspondientes para dicho efecto, así como las que determinen los tiempos de conservación de los expedientes judiciales. El patrimonio documental de la Fiscalía General y la Defensoría Pública se administrará en coordinación con el Consejo de la Judicatura.
PRIMERA.
El Archivo Nacional funcionará en el edificio que actualmente ocupa el Archivo Nacional de Historia, con las mismas instalaciones, equipos, muebles y enseres, cuyo inventario deberá desglosarse del de la Casa de la Cultura Ecuatoriana. Hasta que en el Presupuesto General del Estado se hagan constar las partidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Archivo Nacional, seguirá utilizándose los fondos del Presupuesto de la Casa de la Cultura Ecuatoriana destinados actualmente para este objeto.
SEGUNDA.
Hasta que el Consejo Nacional de Archivos designe al Director de Archivo Nacional, cumplirá esas funciones el actual Director del Archivo Nacional de Historia.
TERCERA.
El Ministro de Finanzas dictará las regulaciones que sean necesarias en el presupuesto de 1982 a fin de proveer los fondos para el financiamiento y organización del Sistema Nacional de Archivos que se crea en esta Ley.
CUARTA.
El Presidente de la República dictará los reglamentos en el plazo de 60 días.
QUINTA.
Para el funcionamiento de los organismos que crea esta Ley, se ocupara únicamente al personal existente en las áreas correspondientes del Sector Público.
ARTÍCULO FINAL.
Deróganse las disposiciones legales que se opongan a la presente Ley, la que entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
