Acuerdos. MINEDUC-MINEDUC-2021-00030-A Expídese la Polí-tica institucional para la organización, gestión y mantenimiento de los archivos públicos

Número de Boletín478
SecciónAcuerdos
EmisorMinisterio de Educación
Suplemento Nº 478 - Registro Ocial
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Martes 22 de junio de 2021
ACUERDO Nro. MINEDUC-MINEDUC-2021-00030-A
SRA. MARÍA MONSERRAT CREAMER GUILLÉN
MINISTRA DE EDUCACIÓN
CONSIDERANDO:
personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a: () Acceder libremente a la
información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o
realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente
establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública
negará la información”;
Que, el artículo 52 de la Carta Magna dispone: “Las personas tienen derecho a disponer de bienes
y servicios de óptima calidad y a elegirlos con libertad, así como a una información precisa y no
engañosa sobre su contenido y características”;
Que, el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la República prevé: “A las ministras y
ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer
la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones
administrativas que requiera su gestión (...)”;
Que, el artículo 226 de la Norma Suprema prescribe: “Las instituciones del Estado, sus
organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud
de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas
en la Constitución y la ley”;
Que, el artículo 227 de la Constitución de la República dispone: “La administración pública
constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planificación, transparencia y evaluación”;
Que, el artículo 233 inciso primero de la Normativa Constitucional dispone: “Ninguna servidora ni
servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus
funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el
manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos ()”;
Que, el artículo 344 inciso segundo de la Constitución de la República del Ecuador dispone: “()
El Estado ejercerá la rectoría del sistema a través de la autoridad educativa nacional, que
formulará la política nacional de educación; asimismo regulará y controlará las actividades
relacionadas con la educación, así como el funcionamiento de las entidades del sistema”;
Que, el artículo 379 numerales 3 y 4 de la Norma Suprema dispone: “Son parte del patrimonio
cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y
objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: () 3. Los documentos, objetos, colecciones,
archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o
paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas";
Que, el artículo 25 de la Ley Orgánica de Educación Intercultural reformada mediante Ley
Orgánica reformatoria de la LOEI dispone: “() La Autoridad Educativa Nacional ejerce la
rectoría del Sistema Nacional de Educación a nivel nacional, garantiza y asegura el cumplimiento
cabal de las garantías y derechos constitucionales en materia educativa, ejecutando acciones
directas y conducentes a la vigencia plena, permanente de la Constitución de la República y de
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conformidad con lo establecido en esta Ley. Está conformada por tres niveles de gestión, uno de
carácter central y dos de gestión desconcentrada que son: zonal y distrital. La Autoridad Educativa
Nacional establecerá las instancias correspondientes orientadas a la adecuada gestión educativa
en los ámbitos público, particular, intercultural bilingüe y fiscomisional”;
establece: "Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público
y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de
manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que,
en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información
pública, peor aún su destrucción (...)";
Que, el artículo 1 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
establece: “Principio de Publicidad de la Información Pública. - El acceso a la información
pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado. Toda la información pública que
emane o que esté en poder de las instituciones, organismos y entidades, personas jurídicas de
derecho público o privado que, para el tema materia de la información tengan participación del
Estado o sean concesionario de éste, en cualquiera de sus modalidades, conforme lo dispone la Ley
Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, determina: “Constituye Patrimonio
del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los
archivos de todas las instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas
particulares, que sean calificadas como tal (...)";
Que, el artículo 14 de Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos
establece: “La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos
jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos
()”;
Que, el Código Orgánico Administrativo, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 31 de 7
de julio de 2017, en su disposición transitoria número sexta dispone: “() en el plazo de seis meses
contados desde la publicación de este Código, la Dirección Nacional de Archivo de la
Administración Pública expedirá la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos ()”;
Que, la Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, 410-17 Firmas
electrónicas, en su segundo inciso determina: “El uso de la firma electrónica en la administración
pública se sujetará a las garantías, reconocimiento, efectos y validez señalados en estas
disposiciones legales y su normativa secundaria de aplicación”;
Que, la Secretaría Nacional de la Administración Pública fue creada mediante Decreto Ejecutivo
No. 2428, publicado en el Registro Oficial No. 536 de 18 de marzo de 2002, como una dependencia
de la Presidencia de la República, destinada a facilitar la adopción de las decisiones del Jefe de
Estado y coordinar actividades con las instituciones de la Función Ejecutiva;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 publicado en el Registro Oficial No. 830 de 31 de
octubre de 2012, se transfirió las funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría Nacional de la
Administración Pública, institución que incorporó en su estructura a la Dirección de Archivo de la
Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: “a) Establecer los
procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de la Administración Pública Central e
Institucional; b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas técnicas para la
gestión del Archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación,
custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la
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administración documental en las Entidades de la Administración Pública Central e Institucional;
d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la Administración Pública
Central e Institucional, que tenga más de 15 años contados desde la fecha de expedición como lo
establece el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos; e) Conferir copias certificadas
de los documentos bajo su custodia, observando las Normas legales y técnicas de la materia; f)
Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de
las Entidades de la Administración Pública Central e Institucional; g) las demás establecidas en
las leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico”;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3 de 30 de mayo de 2013, se estableció que la Secretaría
Nacional de la Administración Pública será una entidad de derecho público con personalidad
jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria y administrativa;
Que, la Secretaría Nacional de la Administración Pública, mediante Acuerdo Ministerial No. 1043
de 02 de febrero de 2015, expidió la Norma Técnica y la Metodología de Gestión Documental y
Archivo, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 445 de 25 de febrero de 2015;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017, el Presidente Constitucional de la
República del Ecuador, transfirió las atribuciones de la Secretaría Nacional de la Administración
Pública establecidas mediante Decreto No. 1346 publicado en el Registro Oficial No. 830 de 31 de
octubre de 2012, a la Secretaría General de la Presidencia de la República;
Que, el artículo 2 numeral 1 literal e) del referido Decreto Ejecutivo, señala entre las atribuciones
del Secretario General de la Presidencia de la República: “e) Expedir dentro del ámbito de sus
competencias, acuerdos, resoluciones, órdenes y disposiciones conforme a la normativa vigente”;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 811 de 27 de junio de 2019, el señor Presidente
Constitucional de la República del Ecuador, nombró a la Señora Monserrat Creamer Guillén como
Ministra de Educación;
Que, mediante Acuerdo Nro. SGPR-2019-107 de 10 de abril de 2019, la Secretaría General de la
Presidencia de la República expidió la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 487 de
14 de mayo de 2019; derogando en forma expresa a la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo, y la metodología expedida, mediante Acuerdo Ministerial Nro. 1043 de 02 de febrero de
2015;
Que, El artículo 7 numeral 1 de la “Regla Técnica para Organización y Mantenimiento de
Archivos Públicos” dispone: “Las entidades públicas emitirán la política institucional en materia
de gestión documental y archivo, la cual será aprobada por la máxima autoridad institucional y
deberá estar alineada con las disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la
organización, gestión, conservación y custodia de los documentos de archivo”;
Que, el artículo 15 numeral 1 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos, establece que entre las atribuciones de la Dirección de Gestión,
Documentación y Archivo o quien haga sus veces, el titular tendrá la responsabilidad de: “Elaborar
y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, la política institucional en
materia de gestión documental y archivo”;
Que, la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos,
en su disposición transitoria primera prescribe lo siguiente: “En el plazo de 120 días contados a
partir de la fecha de publicación de la presente Regla Técnica, las entidades públicas emitirán la
política institucional interna en la que se dé cumplimiento a los procesos de gestión documental y
archivo establecidos en la mencionada Regla “;
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