Resoluciones. SDH-SDH-2022-0011-R Expídese la “Política Institucional para la Gestión Documental, Organización y Mantenimiento de los Archivos”

Número de Boletín68
SecciónResoluciones
EmisorSECRETARÍA DE DERECHOS HUMANOS
Martes 24 de mayo de 2022 Cuarto Suplemento Nº 68 - Registro Ocial
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Resolución Nro. SDH-SDH-2022-0011-R
Quito, D.M., 23 de abril de 2022
SECRETARÍA DE DERECHOS HUMANOS
ABG. MARÍA BERNARDA ORDÓÑEZ MOSCOSO
SECRETARÍA DERECHOS HUMANOS
CONSIDERANDO:
personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a: () Acceder libremente a la información
generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones
públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En
caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información”;
Que el artículo 52 de la Constitución de la República del Ecuador, señala que: “Las personas tienen
derecho a disponer de bienes y servicios de óptima calidad y a elegirlos con libertad, así como a una
información precisa y no engañosa sobre su contenido y características”;
Que el numeral 1del artículo 154 de la Constitución de la República, establece que: “A las ministras y
ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la
rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas
que requiera su gestión (...)”;
Que el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, manifiesta que: “Las instituciones del
Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en
virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas
en la Constitución y la ley”;
Que el artículo 227 de la Constitución de la República, dispone que: “La administración pública
constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,
jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y
evaluación”;
Que el inciso primero del artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone que:
“Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el
ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente
por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos ()”;
Que los numerales 3 y 4 del artículo 379 de Constitución de la República del Ecuador, señala que: “Son
parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y
colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: () 3. Los documentos, objetos, colecciones,
archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o
paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas";
“Principio de Publicidad de la Información Pública. - El acceso a la información pública es un derecho de
las personas que garantiza el Estado. Toda la información pública que emane o que esté en poder de las
instituciones, organismos y entidades, personas jurídicas de derecho público o privado que, para el tema
materia de la información tengan participación del Estado o sean concesionario de éste, en cualquiera de
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sus modalidades, conforme lo dispone la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado ()”;
como: “(...) información pública, todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de las
instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados y
obtenidos por ella, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del
Estado”;
que: “Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás
entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la
información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas
técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el
ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción (...)”;
Que el artículo 14 de Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos establece:
La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una
firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos ()”;
Que el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, define que: “Constituye Patrimonio del
Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de
todas las instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas particulares, que sean
calificadas como tal (...)”;
Que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 560, de 14 de noviembre de 2018, se transformó el Ministerio de
Justicia, Derechos Humanos y Cultos en la Secretaría de Derechos Humanos, como entidad de derecho
público, con personalidad jurídica, dotada de autonomía administrativa y financiera;
Que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 216, de 01 de octubre de 2021, se especifican las competencias de
la Secretaría de Derechos Humanos, establecidas en los diferentes instrumentos normativos y legales
vigentes, las cuales se detallan a continuación: a) Obligaciones Nacionales e Internacionales en materia
de Derechos Humanos; b)Erradicación de la violencia contra las mujeres, niñas, niños y adolescentes;
c)Protección a pueblos indígenas en aislamiento voluntario; d) Movimientos, organizaciones, actores
sociales, cultos, libertad de religión, creencia y conciencia; e) Erradicación de todas las formas de
violencia y discriminación por orientación sexual y/o diversidad sexo-genérica;
Que la Norma de Control Interno 405-04 de la Contraloría General del Estado, establece que “() La
máxima autoridad dispondrá la adopción e implementación de políticas y procedimientos para la
conservación y mantenimiento de archivos físicos, magnéticos y/o digitales, en atención a las
disposiciones técnicas y jurídicas vigentes, así como incentivar los procesos de digitalización de la
información. Para efectos del ejercicio de las actividades de control, la documentación generada
mediante archivos digitales, electrónicos o desmaterializados, tendrán el mismo valor jurídico que los
documentos físicos ()”;
Que la Norma de Control Interno 410-17 de la Contraloría General del Estado, señala que “() Las
entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas que actúen en
virtud de una potestad estatal, ajustarán sus procedimientos y operaciones e incorporarán los medios
técnicos y tecnológicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica, de conformidad con la
Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y su Reglamento, y demás
normativa que disponga o sugiera su uso. El uso de la firma electrónica en la administración pública se
sujetará a las garantías, reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su
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normativa secundaria de aplicación ()”;
Que mediante Acuerdo Nro. SGPR-2019-107 de 10 de abril de 2019, la Secretaría General de la
Presidencia de la República expidió la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de
los Archivos Públicos, publicada en el Registro Oficial Suplemento Nro. 87 de 14 de mayo de 2019;
derogando en forma expresa a la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, y la metodología
expedida, mediante Acuerdo Ministerial Nro. 1043 de 02 de febrero de 2015;
Que mediante Resolución Nro. SDH-SDH-2021-0001-R, de 13 de enero de 2021, se expidió el “Estatuto
de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría de Derechos Humanos”, en el cual se
establecen las atribuciones y responsabilidades de la Gestión Interna de Secretaría General;
Que el numeral 1 del artículo 7 de la Regla Técnica para Organización y Mantenimiento de Archivos
Públicos, señala que: “Las entidades públicas emitirán la política institucional en materia de gestión
documental y archivo, la cual será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar alineada
con las disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la organización, gestión, conservación
y custodia de los documentos de archivo”;
Que a través de Memorando Nro. SDH-CGAF-2022-0011-M de 06 de enero de 2022, la Ing. María
Katherine Hidalgo Pino, Coordinadora General Administrativa Financiera, solicitó autorización para la
elaboración del instrumento jurídico que permita expedir la Política Institucional de Gestión Documental,
Organización y Mantenimiento de Archivos de la Secretaría de Derechos Humanos;
Que mediante sumilla inserta en el citado memorando, la Abg. María Bernarda Ordóñez Moscoso,
Secretaria de Derechos Humanos, autorizó y remitió a la Dirección de Asesoría Jurídica el trámite
mencionado, a fin de proceder con la elaboración el instrumento que corresponda para el efecto;
Que es necesario dotar de normas completas para la organización y mantenimiento de los archivos
públicos, adecuando el mecanismo que permita promover la defensa y protección de los derechos
fundamentales como el acceso a la información pública, mejorando la eficiencia y eficacia de los
servicios que prestan, así como fortaleciendo la transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía;
En ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la
República y demás normativa conexa:
RESUELVE:
EXPEDIR LA "POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL,
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE
DERECHOS HUMANOS"
Título I
GENERALIDADES
Art. 1. Objeto.- El objeto de la presente Política Institucional es normar la gestión documental y manejo
de los archivos de la Secretaría de Derechos Humanos, en cada una de las fases del ciclo vital del
documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
Art. 2. Ámbito de aplicación.- La presente Política Institucional, es de aplicación obligatoria para todos
los servidores de la Secretaría de Derechos Humanos, a nivel nacional. Los titulares de las unidades
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