013-CG-2019 Refórmense las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos
| Fecha de publicación | 13 Mayo 2019 |
| Número de Gaceta | 486 |
Lunes 13 de mayo de 2019 – 5Registro Ofi cial Nº 486 – Suplemento
No. 013-CG-2019
EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que, la Constitución de la República del Ecuador en su
artículo 211 establece que la Contraloría General del
Estado es el organismo técnico encargado del control de
la utilización de los recursos estatales y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos;
Que, la referida Norma Suprema en su artículo 212
números 1 y 3, entre las funciones de la Contraloría
General del Estado, incluye dirigir el sistema de control
administrativo que se compone de auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del
sector público y de las entidades privadas que dispongan
de recursos públicos; y expedir la normativa para el
cumplimiento de sus funciones;
Que, mediante Acuerdo 039-CG-2009 de 16 de
noviembre de 2009, publicado en el Registro Ofi cial 78 de
01 de diciembre de 2009 y Suplemento del Registro Ofi cial
87 de 14 de diciembre de 2009, y sus reformas emitidas
mediante Acuerdos 052-CG-2014 de 09 de diciembre de
2014, 006-CG-2014 de 20 de enero de 2014 y 041-CG-2010
de 07 de octubre de 2010, publicadas en el Suplemento del
Registro Ofi cial 397 de 16 de diciembre de 2014; 178 de
06 de febrero de 2014; y, 306 de 22 de octubre de 2010,
respectivamente, se expidió las Normas de Control Interno
para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos;
Que, las Disposiciones Generales Segunda y Tercera de la
Ley Orgánica para la Optimización y Efi ciencia de Trámites
Administrativos, publicada en el Segundo Suplemento del
Registro Ofi cial 353 de 23 de octubre de 2018, dispone
que la información y documentación requerida por la
Contraloría General del Estado, en ejercicio de su potestad
de control de la utilización de recursos estatales, podrá ser
presentada, indistintamente, en físico o a través del uso
de medios magnéticos, electrónicos o desmaterializados;
y, que la Contraloría General del Estado no podrá exigir
que las entidades sujetas a su control cuenten con archivos
físicos cuando la entidad tenga respaldo digital, electrónico
o desmaterializado de los documentos;
Que, la Disposición Transitoria Décima de la mencionada
Ley Orgánica, dispone que la Contraloría General del Estado
adecuará sus normas de control interno a las disposiciones
de la citada Ley; y,
En ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo
212, número 3 de la Constitución de la República del
Acuerda:
Expedir la Reforma a las Normas de Control Interno
para las Entidades, Organismos del Sector Público
y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que
dispongan de recursos públicos
Art. 1.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 403-13
“Transferencia de fondos por medios electrónicos”, por la
siguiente:
“Toda transferencia de fondos por medios electrónicos,
estará sustentada en documentos físicos, magnéticos,
electrónicos o desmaterializados que aseguren su validez
y confi abilidad.
La utilización de medios electrónicos para las trans-
ferencias de fondos entre entidades agilita la gestión
fi nanciera gubernamental.
Es importante implementar controles adecuados a esta
forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad
en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido
solamente a las personas autorizadas. Nadie más conocerá
la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confi rmación que requieren las tran-
sacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia
electrónica de fondos serán verifi cadas y validadas por el
signatario de las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se
obtengan reportes automáticos diarios, que constituirán
uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de
salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrónico u otras formas de
comunicación tecnológica es otro medio que permite contar
de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza
y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estará
sujeto a la obtención de los documentos originales.
Por efectos de seguridad, y a fi n de facilitar la aplicación
de controles internos, las entidades mantendrán archivos
físicos, magnéticos y/o digitales, que aseguren o sustenten
su validez, propiedad, corrección y confi abilidad de las
operaciones fi nancieras.”
Art. 2.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 405-04
“Documentación de respaldo y su archivo”, por la siguiente:
“La máxima autoridad dispondrá la adopción e
implementación de políticas y procedimientos para
la conservación y mantenimiento de archivos físicos,
magnéticos y/o digitales, en atención a las disposiciones
técnicas y jurídicas vigentes, así como incentivar los
procesos de digitalización de la información.
Para efectos del ejercicio de las actividades de control,
la documentación generada mediante archivos digitales,
electrónicos o desmaterializados, tendrán el mismo valor
jurídico que los documentos físicos.
Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental
de sus operaciones, sufi ciente, pertinente y legal. La
documentación sustentatoria de transacciones fi nancieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales
estará disponible en formato físico, o en medios
magnéticos, electrónicos o desmaterializados y se utilizará
para acciones de verifi cación o auditoría, así como para
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