Ordenanza Municipal 037 A-GADMP-2022 De gestión documental y archivo del GADMP
| Fecha de publicación | 12 Octubre 2022 |
| Número de Gaceta | 545 |
Miércoles 12 de octubre de 2022Registro Ocial - Edición Especial Nº 545
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GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MU NICIPAL DE PUTUMAYO
Fundado el 30 de abril de 1969 | www.putumayo.gob.ec | Administración 2019 - 2023
#Trabajando por un futuro Mejor.!
Av. Francisco de Or ellana y Av. Ecuador | Teléfono: 06 2-369021 / 062-369065 Email:
sitioweb@putumayo.go b.ec | Putumayo - Sucumbíos - Ecuador
LA ORDENANZA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
PUTUMAYO
Nº 037 A-GADMP-2022
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La política de gestión documental y archivos, es el sistema institucional que
concluye de manera efectiva, mediante una metodología propia a la definición
de los procesos de producción documental y archivo, garantizando la correcta
creación y comunicación de los documentos.
En esta ordenanza se plantearán las actuaciones generales necesarias, tanto
técnicas como organizativas, encaminadas a dar el tratamiento adecuado y
normalizado a todos los documentos desde su creación, a lo largo de su ciclo
vital, hasta llegar a su disposición final. Estableciendo las responsabilidades
que deben asumir las diferentes direcciones, jefaturas y unidades que
conforman el GAD Municipal del cantón Putumayo.
Históricamente es conocido que, aunque se conozca del trabajo archivístico, no
se ha asumido con responsabilidad con suficiente compromiso esta tarea, por
lo cual se ha generado inmensa acumulación de documentos en total desorden
lo que genera diversos problemas administrativos y pérdida irreparable de ellos
dentro del marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Publica.
El GAD Municipal del cantón Putumayo, no tiene ninguna ordenanza que
regule el proceso de archivo de los documentos que se generen en las
diferentes direcciones; por lo cual es necesario la creación de una ordenanza
documental institucional que venga a sentar las bases de una buena y correcta
gestión documental, constituyendo una base sólida para una organización que
consiga eficiencia en la toma de decisiones, transparencia, rendición de
cuentas, control interno, y; la protección de los derechos ciudadanos, además
garantiza la salvaguardia de la memoria institucional y la protección del
patrimonio documental.
Con ello se pretende garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad., al tiempo de permitir la protección, recuperación,
acceso y conservación física y lógica de los documentos de su contexto. Por lo
tanto, estas políticas constituyen el marco en el que se debe aplicar de manera
eficiente, razonable y sostenible la política de gestión documental de
información creada o recibida en cualquier soporte (físico o electrónico) y
regula responsabilidades y competencias.
Miércoles 12 de octubre de 2022 Edición Especial Nº 545 - Registro Ocial
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DESCENTRALIZADO MU NICIPAL DE PUTUMAYO
Fundado el 30 de abril de 1969 | www.putumayo.gob.ec | Administración 2019 - 2023
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EL CONCEJO DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PUTUMAYO
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador, en su
numeral segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso
libre a la información generada en entidades públicas o privadas que manejen
fondos del Estado o realicen funciones públicas, no existirá reserva de
información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley;
Que, el artículo 52 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone que
las personas tengan derecho a disponer de bienes y servicios de óptima
calidad y a elegirlos con Libertad, así como a una información precisa y no
engañosa sobre su contenido y características;
Que, El artículo 84 de la Constitución de la República del Ecuador, prevé que
todo órgano con potestad normativa tendrá la obligación de adecuar, formal y
materialmente, las leyes y demás normas jurídicas a los derechos previstos en
la Constitución y los tratados intencionales, y los que sean necesarios para
garantizar la dignidad del ser humano o de las comunidades, pueblos y
nacionalidades. En ningún caso, la reforma de la Constitución, las leyes, otras
normas jurídicas ni los actos del poder público atentarán contra los derechos
que reconoce la Constitución;
Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador dispone:
"Las Instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o
servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal
ejercerán solamente las competencias facultades que les sean atribuidas en la
Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el
cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos
reconocidos en la Constitución";
Que, el artículo 227 de la norma suprema determina que: "La administración
pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de
eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización,
coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación";
Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del
Ecuador, establece que son parte del patrimonio cultural tangible e intangible
relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de
salvaguardia del Estado, entre otros: ".. Los documentos, objetos, colecciones,
archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico,
arqueológico, etnográfico o paleontológico, las creaciones artísticas, científicas
y tecnológicas";
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, establece que: "Es responsabilidad de las
instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás
entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener
registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la
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