Resoluciones. 11-CD-SO-01-2020-ISSPOL Expídese el Reglamento interno para la administración y control de los activos fijos
| Número de Boletín | 171 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA NACIONAL -ISSPOL- |
Viernes 27 de marzo de 2020 – 29Registro Ofi cial Nº 171
No. 11-CD-SO-01-2020-ISSPOL
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA
POLICÍA NACIONAL
EL CONSEJO DIRECTIVO
Quito, DM, 09 de enero del 2020
REGLAMENTO INTERNO
PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE
SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA
NACIONAL “ISSPOL”
Considerando:
Que el Artículo 211 de la Constitución de la República
establece que la Contraloría General del Estado es el
organismo técnico encargado del control de la utilización
de los recursos estatales.
publicada en el Suplemento del Registro Ofi cial No. 595
de 12 de junio del 2002, establece el Sistema de Control
de los Bienes del Sector Público.
Que el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, publicado
en Registro Ofi cial No. 378 de 17 de octubre del 2006,
establece el sistema de control para la administración de
los bienes del Sector Público.
Que es necesario que el Instituto de Seguridad Social
de la Policía Nacional actualice su Reglamento Interno
o Específi co, destinado a normar y regular los procesos
administrativos, tanto para la adquisición, manejo,
utilización, conservación, egreso, traspasos, préstamos,
enajenación y eliminación o baja de los diferentes
bienes catalogados como Activos Fijos y que integran su
patrimonio institucional.
Que el artículo 6 reformado de la Ley de Seguridad Social
de la Policía Nacional, literales c) y m), se atribuye al
Consejo Directivo del ISSPOL, las facultades de: “c)
Dictar normas y resoluciones para asegurar la solvencia
económica y la efi ciencia administrativa del ISSPOL, la
óptima utilización de sus recursos, la debida asignación de
los fondos que administra, y para el control y evaluación
de sus actividades, de conformidad con esta Ley y que
deberán ser publicadas en el Registro Ofi cial”; y, “m)
Expedir y reformar los reglamentos internos”; y,
En uso de las atribuciones que le confi ere el artículo 6
literal c) y m), de la Ley de Seguridad Social de la Policía
Nacional, se ha resuelto expedir el siguiente:
“REGLAMENTO INTERNO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS DEL ISSPOL”
CAPITULO I
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Art. 1.- Ámbito de aplicación.- El presente Reglamento,
norma la administración, el control, así como las
responsabilidades relativas al adecuado uso, conservación
y custodia de todos los Activos Fijos Institucionales que
posee el Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional
- ISSPOL, se hallen o no asignados para su uso o custodia
a determinados funcionarios o empleados del Instituto;
así como en particular, de los bienes muebles que hayan
sido adquiridos para su adecuada marcha organizativa
y administrativa, y que hayan sido provistos o ubicados
en cualquiera de sus distintas dependencias, al igual de
aquellos bienes que se encuentren instalados o se hallen
accesos a sus bienes inmuebles; todos, independientemente
de la forma cómo éstos fueron adquiridos, ya sea a título
de compraventa, préstamo, convenio de uso o comodato,
acuerdos, donaciones, etcétera.
Art. 2.- De los Sujetos.- Este Reglamento rige para
todos los empleados, servidores y funcionarios del
ISSPOL, tanto para aquellos sujetos a la Ley Orgánica de
Servicio Público -LOSEP-, como para quienes dependan
orgánicamente de la Policía Nacional o, de aquellos
trabajadores amparados por el Código de Trabajo y
servidores adscritos bajo contratos profesionales y de
servicios ocasionales, para quienes cumplan pasantías,
etcétera; además, regirá para aquellas personas, que por
efectos de Acuerdos o Convenios legalmente celebrados
con otras instituciones públicas o privadas, se encontraren
prestando sus servicios en cualquiera de las dependencias
del ISSPOL, e incluso para quienes, por cualquier otra
causa legal, debieren hacer uso o empleo de los bienes
con los que cuenta la entidad, por tiempos expresamente
defi nidos.
CAPITULO II
DEL CONTROL, REGISTRO Y
MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Art. 3.- El o los funcionarios que integran la Unidad
encargada de Activos Fijos del ISSPOL, deberán llevar un
registro pormenorizado, de conformidad con lo que indica
la ley y demás normas aplicables, tendiente a singularizar
e identifi car cada uno de los bienes con los que cuenta
el Instituto, desde el momento mismo en que la entidad
ha dispuesto proveerse de ellos, y hasta por los tiempos
necesarios que determina la ley, luego de que esos bienes
hayan sido eliminados o dados de baja defi nitivamente,
conforme así mismo a las normas aplicables.
Art. 4.- Empleo de los Bienes.- Los Bienes Muebles
catalogados como Activos Fijos, que han sido provistos a
todas y cada una de las dependencias del ISSPOL, incluida
su Matriz, se emplearán única y exclusivamente para los
fi nes institucionales para los cuales hayan sido provistos;
bajo ningún concepto, podrán destinarse para fi nes
distintos de ninguna especie, prohibiéndose expresamente
su utilización con fi nes políticos, electorales, reñidos con
la ley y las buenas costumbre, o para el uso y dispendio de
30 – Viernes 27 de marzo de 2020 Registro Ofi cial Nº 171
actividades particulares de sus empleados o funcionarios.
Todos aquellos que incumplan con esta disposición, serán
sujetos de la sanción que prevea la normativa aplicable.
Art. 5.- Plan de Cuentas, Codifi cación e Identifi cación de los
Bienes.- El Plan de Cuentas, Codifi cación e identifi cación
de los Bienes Muebles, catalogados como Activos Fijos
institucionales, estará diseñado a implementarse con base
a una codifi cación numérica, que garantice el seguimiento
informático no solo del lugar o ubicación en dónde éstos
se encuentren, sino también de la identidad del custodio o
responsable del bien, de las novedades que pudieran surgir
en cuanto a su uso o utilización, así como de todas aquellas
otras características que permitan su individualización y
plena identifi cación y rastreo, además de todas aquellas
particularidades contables, según la naturaleza que posean
esos bienes, considerando de igual forma, su normal
depreciación.
Para el registro adecuado e implementación del referido
Plan de Cuentas, se ha de utilizar al menos, los siguientes
mecanismos:
1. Sistema informático.- La Dirección Administrativa, en
coordinación con la Unidad de Activos Fijos, encargada
del manejo, registro y control de los Bienes con los
que cuenta el ISSPOL, están obligados a utilizar las
herramientas informáticas más adecuadas para el registro
total y confi able de todos aquellos datos que puedan
suministrar con respecto de esos bienes. y que permitan el
seguimiento adecuado de los mismos.
2. Formularios.- El sistema informático de registro y
control de los Bienes institucionales, deberá hallarse
respaldado con los de los registros manuales que se
continúen implementando en formularios y aplicativos
físicos, que permitan de igual manera, hacer el
control y el seguimiento de esos Bienes, en especial,
de aquellos trámites correspondientes a su ingreso y
egreso (compras, facturación, asignación, reasignación,
préstamo, concesión, transferencia, baja o eliminación),
debiendo emitirse tal información, en reportes periódicos
actualizados, al fi nal de cada trimestre, respecto de los
inventarios parciales, generales y por usuario o custodio
de esos bienes.
Art. 6.- Bienes no considerados Activos Fijos.- Los bienes
que por su costo y características particulares, no reúnan
las condiciones necesarias para ser considerados como
Activos Fijos, pero tengan así mismo una vida útil superior
a un año, tales como por ejemplo, ciertos útiles de ofi cina
(engrampadoras, fechadores, perforadoras, dispensadores
de clips, esferos, resaltadores, etcétera), o de mobiliario
(sillas, cuadros, mesas esquineras, papeleras, libros,
discos u otras herramientas menores), serán cargados
a “Gastos generales” y estarán sujetos a las medidas de
control y bajo la responsabilidad del empleado a quien
dichos bienes se entregue, y que por lo general recaerá en
la persona que cumpla tareas como Ofi cinista, Secretario/a
o, Auxiliar en esas mismas tareas.
Art. 7.- Del mantenimiento.- Los Bienes Muebles
catalogados como Activos Fijos, así como en general,
el resto de Activos Fijos Institucionales, para efectos
del mantenimiento y conservación que les corresponda,
estarán a cargo de la Dirección Administrativa, la cual
coordinará dichas actividades con los responsables de la
Unidad de Activos Fijos del ISSPOL, la cual en base al
control y seguimiento de los bienes ubicados, tanto en el
Edifi cio Matriz como en las Coordinaciones Provinciales
o el lugar a dónde se hubieren provisto éstos, ejecutará
un Plan anual para garantizar su óptimo estado de
funcionalidad, otorgando a aquellos, el mantenimiento
y cuidados respectivos. Los bienes a cargo de la o las
personas naturales o jurídicas que brinden bajo contrato,
servicios de mantenimiento y/o de conservación a las
instalaciones del ISSPOL, incluidos sus bienes muebles,
responderán por el cuidado y buen uso de los bienes
bajo su cuidado, debiendo ser, que en el instrumento
contractual originario de su obligación, preverse
establecer una garantía sufi ciente, con el fi n de que puedan
responder pecuniariamente por cualquier novedad que se
produjere sobre esos bienes; esto no obstante se cuente
con la contratación de seguros que el ISSPOL implemente
sobre aquellos o, que se indique que para sus trabajos, los
prestadores empleen bienes particulares para su servicio.
El mantenimiento que contractualmente se provea sobre
los Bienes Muebles catalogados como Activos Fijos del
Instituto, deberá contemplar no solo el adecentamiento
diario de éstos, sino también el de realizar cuidados
preventivos o predictivos de riesgos a los que aquellos
pudieran verse sujetos, conforme a las defi niciones
específi cas que se establezcan en esos contratos y de
aquellas que consten en este Reglamento o en normas
relacionadas; así por ejemplo, al ejercer diariamente sus
servicios, deberán reportar al responsable de Activos
Fijos, de cualquier novedad que pudieren haber observado
al realizar las labores de limpieza y mantenimiento general
de esos Bienes.
Art. 8.- Del Plan Anual de Mantenimiento.- La Dirección
Administrativa, a través de la Unidad responsable
de Activos Fijos Institucionales, con la colaboración
adecuada de las demás Direcciones Departamentales y
Jefaturas del Instituto, así como de las Coordinaciones
Provinciales, deberán elaborar y ejecutar un Plan de
mantenimiento anual sobre los Activos con los que
cuente el ISSPOL, mismo que se ha de ejecutar en base
a un cronograma trimestral, en el cual se contemple la
intervención correctiva sobre aquellos bienes que por
haber sufrido desperfectos menores, fueren susceptibles
de ser reparados y para cuyo efecto, se establecerá la
correspondiente certifi cación fi nanciera, misma que
deberá ser aprobada por la Dirección General.
Art. 9.- Del Mantenimiento y/o Reparación por iniciativa
del Custodio.- El mantenimiento y/o reparación de los
bienes a solicitud directa del servidor o empleado custodio
y que fuese canalizada por fuera del Plan Anual respectivo,
requerirá de un informe técnico que justifi que la adopción
inmediata de esa medida por convenir a los intereses
institucionales; debiendo en tal caso esa solicitud, ser
puesta a conocimiento del responsable de Activos Fijos
para que la apruebe y autorice el traslado temporario del
bien, al sitio a dónde será atendida su reparación. De así
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba