Resolución 077-2012-P-IEPI - Apruébase el Instructivo interno para la administración de documentación

Texto Original (Registro Oficial)

Citas 5

Citado por

Número de Boletín	42
Sección	Resoluciones
Emisor	Instituto Ecuatoriano de la propiedad Intelectual
Fecha de la disposición	13 de Diciembre de 2012

Contenidos

Artículo 1. Glosario de términos: Anexos: Textos, comprobantes, escrituras, pruebas, documentos, o demás elementos que se adjuntan a un escrito o petición presentada.
Artículo 2. El objetivo de este instrumento es estandarizar los procedimientos de recepción, clasificación, organización, emisión, transferencia, conservación y, en general, la gestión de los documentos en el Instituto Ecuatoriano de la Propiedad Intelectual (IEPI) considerando las herramientas y capacidades materiales disponibles en la actualidad, dentro de la institución.
Artículo 3. Las instrucciones y administración de la gestión documental del IEPI serán responsabilidad de la Secretaría General, unidad que tendrá bajo su cargo el archivo central, en los términos previstos en la resolución No
Artículo 4. Toda documentación oficial y sus anexos, que sea presentada ante el IEPI deberá ser recibida por las ventanillas de ingreso de documentos, ubicadas en la sección de atención al ciudadano, en cualquiera de las oficinas de la Institución existentes a nivel nacional, o en las ventanillas únicas empresariales establecidas según los convenios interinstitucionales que el IEPI suscriba.
Artículo 5. Con la finalidad de asegurar una adecuada clasificación y remisión documental, al momento de la recepción, el servidor público de la ventanilla de ingreso de documentos verificará que consten claramente los siguientes datos:
Artículo 6. Para garantizar la integridad de la información y de las peticiones ingresadas al IEPI, la documentación voluminosa, que conste de más de diez (10) fojas, previo a su recepción deberá estar foliada, con grapa o vincha (si la grapa no es suficiente).
Artículo 7. El servidor público verificará que se presente un original del documento para su tramitación, una copia para la fe de presentación que entregue al ciudadano, y tantas copias como sean necesarias para notificar a las otras partes interesadas que estén interviniendo dentro de un mismo trámite
Artículo 8. El personal de las ventanillas proporcionará una fe de presentación del documento recibido, en la cual se indicará la fecha y hora de ingreso, el sello de la ventanilla receptora, la sumilla de quien recibe, y dejará constancia por escrito del número de fojas y número de anexos que se presentan.
Artículo 9. Para evitar que los datos se conviertan en ilegibles, se procurará que los sellos insertos en las fes de presentación de ventanilla, o en las constancias de recepción de documentos que realice cualquier área administrativa, no se sobrepongan a los textos o a los campos establecidos en los formularios, ni en las guías de remisión o transferencia.
Artículo 10. Una vez recibida la documentación por ventanilla, se elaborará la guía de registro y control de documentos para su posterior transferencia a la unidad administrativa que deba tramitarla.
Artículo 11. Toda documentación oficial recibida mediante las ventanillas de ingreso de documentos, deberán pasar por un proceso de escaneo o digitalización para su respaldo magnético y posterior difusión interna institucional a través de medios virtuales
Artículo 12. Las guías de transferencia elaboradas de acuerdo a lo señalado en el artículo 10, deberán registrar la fecha, hora y persona que recibe la documentación transferida en el área administrativa destinataria
Artículo 13. La correspondencia o documentación ingresada al IEPI, antes de la elaboración de la guía de transferencia, debe ser clasificada en documentos oficiales y personales.
Artículo 14
Artículo 15. Los documentos ingresados al IEPI pasan a ser de propiedad de la institución, por lo tanto, ningún documento que goce de una fe de presentación puede ser devuelto al ciudadano ni entregado a una persona diferente que no sea un servidor del IEPI para la tramitación legal y emisión de la correspondiente respuesta o notificación al peticionario.
Artículo 16. Una vez recibido el documento en un área administrativa, la responsabilidad de la custodia y tramitación pertinente le corresponde al funcionario designado por el jefe del área para el despacho, hasta el momento en el que sea transferido al archivo pasivo.
Artículo 17. El Director o jefe de cada unidad administrativa del IEPI designará por escrito a una persona responsable de la recepción centralizada de documentos que sean remitidos por cualquier otra unidad administrativa de la institución o por las Subdirecciones Regionales.
Artículo 18. El registro, control interno y distribución de la documentación recibida será realizado en cada unidad administrativa por la persona designada por el jefe del área, conforme a lo indicado en el artículo anterior.
Artículo 19. La base de datos para el registro del control interno en todas las áreas contendrá, al menos: fecha de ingreso del documento al área, número de trámite, tipo de trámite, solicitante, asunto del que trata o petición concreta, persona asignada en el área para su tramitación, observaciones, lugar de archivo
Artículo 20. Las bases de datos de control interno de documentos deberán ser permanentemente actualizadas, con la indicación de la persona asignada para la tramitación del expediente o solicitud, y del lugar donde se encuentra archivado.
Artículo 21. El funcionario o servidor del IEPI designado para la tramitación de un documento, se constituye en responsable del manejo y custodia del documento físico y debe mantenerlo encarpetado, foliado, ordenado, y bajo las seguridades necesarias para garantizar su integridad y conservación.
Artículo 22. Las peticiones, escritos o comunicaciones que ingresen al IEPI y que inician un trámite administrativo, recibirán una fe de presentación y un número de ingreso que permita identificarlo y mantener la trazabilidad del documento.
Artículo 23. La documentación que sea recibida para la formación de expedientes administrativos de tramitación para concesión y tutela de derechos de propiedad intelectual, atenderá las siguientes reglas:
Artículo 24. Una vez digitalizado completamente un expediente y para efectos de la inserción de la gestión documental del IEPI en el sistema 'Cero Papeles', será válida la numeración automática que confiera el sistema a las hojas que lo componen.
Artículo 25. Si debido a la manipulación continua de un expediente la carpeta que lo contiene sufriere deterioro tal que ya no puede cumplir su función, el funcionario que lo custodie o que lo esté sustanciando al momento de verificarse su deterioro, deberá reemplazarla inmediatamente por una nueva carpeta con todos los datos de referencia que deben leerse en la carátula.
Artículo 26. Si debido a la manipulación continua de un documento o folio, éste sufriere deterioro que ponga en riesgo la integridad de la información, deberá separarse del expediente custodiándose en un archivo especial de la secretaría de la unidad administrativa, y será sustituido por una fiel copia, o fiel compulsa, según el caso, para continuar con la tramitación.
Artículo 27. Para facilitar el trabajo y manejo de los expedientes, cada cuerpo constará de cien fojas
Artículo 28. Previo a la entrega que se realice de un servidor público a otro, o de una unidad administrativa a otra, se verificará que esté correctamente ordenado y foliado el expediente administrativo por parte de quien lo entrega, con lo cual se elaborará el acta de entrega recepción que deje constancia de la transferencia del documento, indicando el número de fojas de las que se compone.
Artículo 29. La documentación y expedientes administrativos deberán ser archivados por series, tanto en el archivo activo, como en el intermedio; agrupándolos por tipo de trámite, y en orden numérico cronológico, de acuerdo al número de solicitud inicial.
Artículo 30. Los expedientes y documentos que custodia el IEPI, en cualquiera de sus archivos, deberán ser respaldados íntegramente en archivos magnéticos mediante el proceso de digitalización.
Artículo 31. Las copias certificadas conferidas mediante respaldos magnéticos serán válidas, siempre y cuando cuenten con la inserción de la firma electrónica o certificación de firma digital del secretario que de fe de que es fiel copia del original.
Artículo 32. Para la elaboración de memorandos, oficios o circulares, se atenderá a la norma técnica NTE INEN 2410-2010, impartida por el Instituto Ecuatoriano de Normalización, que estandariza la emisión de documentos en el sector público.
Artículo 33. La numeración de los memorandos, oficios y circulares será consecutiva anual, y mantendrá el formato antes indicado
Artículo 34. Las comunicaciones oficiales emitidas por una unidad administrativa serán archivadas en orden numérico-cronológico, en una sola carpeta o archivo centralizado del área.
Artículo 35. El archivo pasivo será administrado por el archivo central en la Secretaría General del IEPI.
Artículo 36. Al inicio de cada semestre, las unidades administrativas sacarán de su archivo intermedio los expedientes resueltos y elaborarán un acta de entrega recepción que contenga un detalle o inventario de los documentos concluidos y sobre los cuales no se haya interpuesto recurso ni acción judicial, y los transferirán al archivo pasivo.
Artículo 37. El archivo pasivo mantendrá un inventario actualizado de la documentación que custodia, verificando que toda la documentación cuente con un respaldo digital o microfilm.
Artículo 38
Artículo 39. Cuando deba ser extraído un expediente de su caja o percha del archivo para darlo en préstamo, se deberá dejar en su lugar la ficha guía "DOCUMENTO FUERA", la misma que será retirada cuando retorne el expediente a su lugar de archivo.
Artículo 40
Artículo 41
Artículo 42
Artículo 43. Ningún documento o expediente podrá ser destruido o eliminado si no existe un respaldo digital o microfilmación al cual se pueda recurrir en caso de requerirse el documento por orden judicial o por acceso a la información pública.
Artículo 44. Dentro del plan de eliminación...

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