Resoluciones GGE-DEE-01-0068. Apruébase y expídese el Instructivo de Baja de Bienes Documentales en la Empresa Eléctrica Pública de Guayaquil, EP
| Número de Boletín | 844-Segundo Suplemento |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Gobiernos Autónomos Descentralizados |
| Fecha de la disposición | 15 de Octubre de 2012 |
EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA
ELECTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL, EP:
Considerando:
Que mediante Decreto Ejecutivo Nº 887 de fecha 20 de septiembre de 2011, dictado por el Presidente Constitucional de la República del Ecuador, y publicado en el Registro Oficial No. 548 de fecha 04 de octubre de 2011, se creó la EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL - EP, como entidad de derecho público, la que tiene como actividad principal la prestación del servicio de generación, distribución y comercialización de energía eléctrica en el área de servicio que se encontraba prestando la Unidad de Generación, Distribución y Comercialización de Energía Eléctrica de Guayaquil - Eléctrica de Guayaquil, subrogándose además la EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL - EP, en todos los derechos y obligaciones que le correspondían a aquella.
Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador establece que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige, entre otros, por los principios de eficacia, eficiencia y calidad.
Que, el artículo 71 de la Constitución de la República del Ecuador señala que la naturaleza tiene derecho a que se respete su existencia.
Que, el artículo 315 de la Constitución de la República del Ecuador señala que las empresas públicas funcionarán como sociedades de derecho público, con personalidad jurídica, autonomía financiera, económica, administrativa y de gestión, con altos parámetros de calidad y criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales.
Que, el artículo 2 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas establece como objetivos de estas, actuar en cumplimiento de parámetros de calidad, con sujeción a criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales.
Que, el numeral 405-04 del Acuerdo 039 (Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Privadas que Dispongan de Recursos Públicos) dictado por la Contraloría General del Estado, establece que la máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. Continúa señalando dicha disposición que la evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
Que, la Administración de la "EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL, EP.", se hará mediante un modelo de Procesos de Administración Optimizada, para lo cual se requiere la preparación de manuales de procedimientos e instructivos internos.
Que, el Consejo Nacional de Archivos, mediante Resolución N° CNA-001-2005 de 7 de julio del 2005 y publicado en el Registro Oficial Nº 67 de 25 de julio del 2005 expide el "INSTRUCTIVO DE ORGANIZACION BASICA y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS".
Que, es necesario contar con el INSTRUCTIVO DE BAJA DE BIENES DOCUMENTALES EN LA EMPRESA ELECTRICA PUBLICA DE GUAYAQUIL, EP.
En ejercicio de las facultades que le confiere al Gerente General de la EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL, EP la Ley Orgánica de Empresas Publicas y el Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva.
Resuelve:
Aprobar y expedir el siguiente INSTRUCTIVO DE BAJA DE BIENES DOCUMENTALES EN LA EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL, EP.
La presente Resolución fue dada y firmada en la Gerencia General de la EMPRESA ELÉCTRICA PÚBLICA DE GUAYAQUIL, EP, ubicada en la ciudadela la Garzota, Manzana 47, Sector 3, primer piso, Edificio Eléctrica de Guayaquil, en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas, a 15 de octubre del 2012.
f.) Ing. Hugo Pacheco Álvarez, Gerente General, Empresa Eléctrica Pública de Guayaquil, EP.
Certifico: Que es fiel copia de original del documento que reposa en los archivos.- 22 de octubre del 2012.- f.) Ing. Ma. Fernanda Arroyo de Cornejo, Secretaria General, Empresa Eléctrica Pública de Guayaquil, EP.
INSTRUCTIVO DE BAJA DE BIENES
DOCUMENTALES EN LA EMPRESA
ELECTRICA PUBLICA DE GUAYAQUIL, EP
COD: APO.CDD.INS.74.01
CONTENIDO: PÀGINA No.
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OBJETIVO 4
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ALCANCE 4
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INSTRUCTIVO 4-7
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FLUJOGRAMA 7
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ANEXOS 8
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OBJETIVO
Definir las actividades referentes a la Baja de de Bienes Documentales de la Empresa Eléctrica Pública de Guayaquil, EP y al tiempo de permanencia física de los documentos en los archivos.
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ALCANCE
El presente procedimiento para la baja de bienes documentales es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios de la Empresa Eléctrica Pública de Guayaquil, EP
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INSTRUCTIVO
3.1. Los responsables de los archivos centrales, anualmente, en el mes de enero, identificarán aquella documentación que haya cumplido el tiempo de vencimiento establecido en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de Archivo;
3.2. Cada responsable del archivo central en el mes de enero de cada año, elaborará un inventario o inventarios en el que se describirá la documentación que haya cumplido el plazo de conservación establecido en la Tabla de Plazos Conservación Documental, que consta como anexo al presente instructivo. Dependiendo de las características particulares del grupo documental al que pertenecen los documentos a eliminar; el inventario deberá elaborarse a nivel de lotes de documentos o unidades documentales. Cada tipo de documento requerirá un inventario y un trámite exclusivo y detallado;
3.3. El inventario o inventarios se pondrán en consideración del Secretario(a) General, mediante memorando.
3.4. El Secretario(a) General, con la información proporcionada por el Responsable del Archivo Central, remitirá un memorando a los gerentes y jefes departamentales, informando la intención de eliminar la documentación seleccionada y solicitando que en un período no mayor a quince (15) días calendario reporten si existe algún proceso pendiente relacionado con los documentos a eliminarse. Transcurrido el lapso de tiempo establecido, y de no contar con respuesta de las dependencias indicadas, se entenderá que los documentos indicados no tienen proceso pendiente y se continuará con el trámite respectivo;
3.5. Simultáneamente, previo a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, el Secretario(a) General a través de la Gerencia General solicitará anexando una copia del inventario o inventarios la autoriza ción al Consejo Nacional de Archivos o a la entidad competente., a fin de que determine si parte o toda la documentación que se pretende eliminar, tiene algún valor permanente y/o histórico; cumpliendo con lo que establece el capítulo VI.1, literal 4 del "INSTRUCTIVO DE ORGANIZACION BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS";
3.6. Una vez que se cuente con el informe del Consejo Nacional de Archivos o de la entidad competente, el Secretario(a) General solicitará a la Gerencia General la conformación de la Comisión de Baja de Bienes Documentales, la cual estará integrada por:
Delegado de la Gerencia Jurídica.
Delegado de Auditoría Interna
Delegado de Secretaría General
Delegado del Archivo Central
3.7. Los miembros de esta comisión verificarán físicamente que la documentación que consta en el Inventario de Baja de Bienes Documentales corresponda a la que se ha seleccionado para ese propósito; y que dicha documentación cumpla con los plazos de conservación fijados en la Tabla Plazos de Conservación Documental y que no existen observaciones de las áreas a las que se comunicó sobre su eliminación; quienes dejarán constancia en una Acta de Verificación Física de esta diligencia.
3.8. Los delegados nombrados según establece el literal 6 del presente instructivo, suscribirán el Acta de Verificación Física en tres ejemplares del mismo. Para su registro y control se remitirá un ejemplar del Acta y antecedentes de sustento a la Secretaría General;
3.9. El Secretario(a) General, una vez que cuente con el acta y los antecedentes de respaldo, solicitará a la Gerencia General, la aprobación de destrucción (reciclaje), de dicha documentación.
3.10. La misma Comisión de Baja de Bienes
Documentales que efectuó la verificación física de los documentos, estará presente en la diligencia de eliminación (reciclaje); la eliminación de la documentación se realizará por medio de una empresa recicladora la cual debe encargarse de la logística de transportación desde nuestras instalaciones hasta su planta y garantizar que los documentos se desmaterializarán a través del proceso de trillado o similar, producto del cual los documentos serán reducidos a pedazos que no midan más de 1.5cm de ancho y posteriormente embalados en pacas, emitiendo el respectivo certificado de destrucción, la comisión deja constancia en una Acta de Baja de Bienes Documentales; las actas deben contener como mínimo los siguientes datos:
Lugar, fecha y hora de la diligencia,
Nombres y cargos de los funcionarios que intervienen,
Objeto: se establecerá el objeto y Antecedentes (se detallarán los oficios que autorizaron este proceso, tanto de las autoridades a nivel interno como del Consejo Nacional de Archivos/ Sistema Nacional de Archivos o de la entidad competente),
Declaración de los intervinientes de haberse realizado la eliminación de documentos por reciclaje, y,
Constancia de lo actuado: Nombre y Firma de los intervinientes.
3.11. Los delegados nombrados según establece el literal 6 del presente instructivo, suscribirán el Acta de Baja de bienes documentales en tres ejemplares del mismo. Para su registro y control se remitirá un ejemplar del Acta y antecedentes de sustento a la Secretaría General;
3.12. El proceso de Baja de Bienes Documentales se realizará anualmente, en los meses de enero...
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