Ordenanzas Municipales. Cantón Saraguro: Que contiene la política de gestión documental y archivo del GADMIS
| Número de Boletín | 1482 |
| Sección | Ordenanzas Municipales |
| Emisor | Gobiernos Autónomos Descentralizados |
Miércoles 13 de enero de 2021Registro Ocial - Edición Especial Nº 1482
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La política de gestión documental y archivos, es el sistema institucional que concluye
de manera efectiva, mediante una metodología propia a la definición de los pro cesos
de producción documental y archivo, garantizando la correcta creación y
comunicación de los documentos.
En esta ordenanza se plantearán las actuaciones generales necesarias, tanto técnicas
como organizativas, encaminadas a dar el tratamiento adecuado y normalizado a
todos los documentos desde su creación, a lo largo de su ciclo vital, hasta llegar a
su disposición final. Estableciendo las responsabilidades que deben asumir las
diferentes direcciones, coordinaciones y jefaturas que conforman el GAD Municipal.
Históricamente es conocido que, aunque se conozca del trabajo archivístico, no se
ha asumido con responsabilidad con suficiente compromiso esta tarea, por lo cual se
ha generado inmensa acumulación de documentos en total desorden lo que genera
diversos problemas administrativos y pérdida irreparable de ellos dentro del marco
de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
El GADMIS tiene una ordenanza vigente titulado ORDENANZA QUE REGLAMENTA
Y REGULA EL SISTEMA DE ARCHIVO GENERAL, publicada el 01 de diciembre de
2015, el cual no tiene coherencia con la REGLA TECNICA NACIONAL PARA LA
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS, publicada el
14 de mayo de 2019; motivo por el cual es necesario la creación de una ordenanza
documental institucional que venga a sentar las bases de una buena y correcta
gestión documental, constituyendo una base sólida para una organización que consiga
eficiencia en la toma de decisiones, transparencia, rendición de cuentas, control
interno; y, la protección de los derechos ciudadanos, además, garantiza la
salvaguarda de la memoria institucional y la protección del patrimonio documental.
Con ello se pretende garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad, al tiempo de permitir la protección, recuperación,
acceso y conservación física y lógica de los document os en su con te xto . Por lo tanto ,
estas políticas constituyen el marco en el que se debe aplicar de manera eficiente,
razonable y sostenible la política de gestión documental de la Municipalidad, se
definen métodos e instrumentos para la gestión documental de información creada o
reciba en cualquier soporte (físico o electrónico) y regula responsabilidades y
competencias.
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Desde 2015 el GADMIS ha trabajado en la mejora del mantenimiento de archivos,
con un proyecto de modernización y con la creación del Departamento de
Documentación y Archivo General, a esto se añ ade las diferentes tecnologías y
sistemas informáticos que han permitido implementar programas y procesos
electrónicos, permitiendo acelerar las gestiones y resultados administrativos en el
ámbito público y privado. Sin embargo, la tecnología actualmente se ha constituido
en una herramienta de trabajo que bien implementada y regulada nos sirve para
desarrollar los instrumentos necesarios que tenemos dentro de la administración
municipal, particularmente.
Con este objetivo se mantuvo una reunión con el personal de la Unidad de
Informática, Secretaria General, Administrativo, F inanciero y Procuraduría Sindica,
para socializar en primera instancia el tema de Ordenanza que CONTIENE LA
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL INTERCULTURAL DE SARAGURO, el cual
remplazara a la Ordenanza que Reglamenta y Regula el Sistema de Archivo General
del GADMI Saraguro, para el efecto se recibieron algunos aportes técnicos y
comentarios sobre la implementación, concordando en la idea de actualizar la
ordenanza vigente que regula el sistema de archivo, sugiriendo para el efecto
mantener una nueva reunión con los señ ores concejales y representantes de la
ciudadanía con el objeto de socializar mayormente esta propuesta y tener los
insumos suficientes para su implementación y difusión en todos los niveles
operativos, de gestión y administrativos; así como la relación directa con las
diferentes personas naturales y jurídicas.
EELL CCOONNCCEEJJOO DDEELL GGOOBBIIEERRNNOO AAUUTTÓÓNNOOMMOO DDEESSCCEENNTTRRAALLIIZZAADDOO MMUUNNIICCIIPPAALL
IINNTTEERRCCUULLTTUURRAALL DDEE SSAARRAAGGUURROO
CCOONNSSIIDDEERRAANNDDOO::
QQuuee,, el artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador, en su numeral
segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso libre a la
información generada en entidades públicas o privadas que manejen fondos del
Estado o realicen funciones públicas, no existirá reserva de información excepto en
los casos expresamente establecidos en la ley;
QQuuee,, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador dispone: "Las
Instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores
públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán
solamente las competencias facultades que les sean atribuidas en la Constitución y
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