Resoluciones BCE-0095-2011. Refórmase el Capítulo III, del Título IV, del Libro I de la Codificación de Resoluciones de la Gerencia General
| Número de Boletín | 823 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Banco Central del Ecuador |
| Fecha de la disposición | 4 de Agosto de 2011 |
EL GERENTE GENERAL DEL BANCO CENTRAL
DEL ECUADOR
Considerando:
Que el primer inciso del artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece: "...La facultad que corresponde a la Contraloría General del Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta Ley, así como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducará en siete años contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos...";
Que el tercer inciso del artículo 80 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, dispone: "...Las instituciones financieras mantendrán sus archivos contables, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis años contados a partir de la fecha del cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar los medios de conservación y archivo que estén autorizados por la Superintendencia de acuerdo a las disposiciones generales que imparta con este objeto...";
Que el segundo inciso del artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información manda que "...Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de la documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional. El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la información pública confidencial...";
Que el artículo 18 de la Ley ibídem, establece que "...La información clasificada previamente como reservada, permanecerá con tal carácter hasta un período de quince años desde su clasificación. La información reservada será desclasificada cuando se extingan las causas que dieron lugar a su clasificación. Se ampliará el período de reserva sobre cierta documentación siempre y cuando permanezcan y se justifiquen las causas que dieron origen a su clasificación...";
Que el artículo 1 de la Sección I (De los Procedimientos Generales) del Capítulo II (Normas para la Conservación de los Archivos en Sistemas de Microfilmación, Magneto - Ópticos u Ópticos) del Subtítulo II (De la Información) del Título VIII (De la Contabilidad, Información y Publicidad) de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, señala que "...Las instituciones del sistema financiero mantendrán sus archivos contables, incluyendo los respaldos respectivos, por un período no menor a seis años contados a partir del cierre del ejercicio.";
Que el numeral 6 del Acápite VI (Conservación de los Documentos) del Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, expedido por el Consejo Nacional de Archivos, señala que "...Ningún documento original puede ser eliminado aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten en la Tabla de Plazos de Conservación, elaborados por la institución y puestos a consideración del Consejo Nacional de Archivos para su autorización de eliminación o traslado al Archivo Intermedio.";
Que el numeral 1 del Acápite VI.1 (Tabla de Plazos de Conservación Documental) del Instructivo ibídem, establece que, al respecto, "La institución debe disponer de un formato. Ejemplo: TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DSINAR-TPCD-01 (ANEXO 6), elaborada por un Comité, el mismo que estará integrado por profesionales entendidos en la materia de que tratan los documentos, un delegado del Jurídico, un delegado de Auditoria y el Jefe del Archivo Central...";
Que el Secretario General de la Institución, mediante Memorando No. BCE-SE-2011-0071-M de 13 de julio de 2011, en cumplimiento de la disposición anterior manifestó que la presente Resolución fue elaborada por esa dependencia, en coordinación con la Asesoría Legal y Auditoria General;
Que es necesario actualizar las normas y los procedimientos para la selección, calificación y conservación de la documentación generada por la Entidad, así como establecer los mecanismos para la destrucción y venta de papel de desecho y sin valor documental; y,
En uso de las atribuciones que le confiere la letra d) del artículo 70 de la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado.
Resuelve:
"SECCION I.- Selección, Calificación y Conservación de Documentos.-
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