Resoluciones GG-141-2012. Resolución GG-141-2012 - Expídese el Reglamento interno de organización y gestión de archivos administrativos
| Número de Boletín | 949 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Televisión y Radio de Ecuador E.P. RTVECUADOR |
| Fecha de la disposición | 28 de Diciembre de 2012 |
EL GERENTE GENERAL DE TELEVISIÓN Y
RADIO DE ECUADOR E.P. RTVECUADOR
Considerando:
Que, de conformidad con el artículo 315 de la Constitución de la República, el Estado deberá constituir empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas;
Que, mediante Decreto Ejecutivo 193, de fecha 29 de diciembre de 2009, publicado en el Suplemento del Registro Oficial número 110, de 18 de enero de 2010, se crea la Empresa Pública denominada Televisión y Radio de Ecuador E.P., RTVECUADOR; de derecho público, con responsabilidad jurídica, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión; con domicilio principal en el cantón Quito, provincia de Pichincha, con competencia a nivel nacional, como el operador del canal y la radio pública de Ecuador.
Que, para cumplir la MISION institucional que es "Brindar a la ciudadanía contenidos televisivos y radiofónicos que formen, informen y entretengan sanamente, fomentando y fortaleciendo los valores familiares, sociales, culturales y la participación ciudadana", es necesario la implementación de reglamentación interna.
Que, mediante Ley 2002-73, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 595 de 12 de junio de 2002, se expidió la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en cuyo artículo 77, en su parte pertinente manifiesta que "Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad: 1. Titular de la entidad:
-
Dirigir y asegurar la planificación, funcionamiento y actualización del sistema de control interno y de los sistemas de administración financiera, planificación, organización, información, de recursos humanos, materiales, tecnológicos, ambientales y más sistemas administrativos;".
Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, dispone: "Art. 5.- Información Pública.- Se considera información pública, todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.".
Que, las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector Público y personas jurídicas de derecho privado, que dispongan de recursos públicos, emitidas por el Contralor General del Estado, mediante el Acuerdo No. 039-CG, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 78 de 1 de diciembre del 2009, en su NCI 405-04 "Documentación de respaldo y su archivo" señala: "La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.".
Que, la Subsecretaria de Cultura, Presidenta del Consejo Nacional de Archivos, expidió mediante Resolución Administrativa No. CNA-001-2005 de 7 de julio de 2005, el "Instructivo de organización básica y gestión de archivos administrativos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública", en cuyo numeral vi. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL, establece: "Las instituciones deberán contar con la Unidad de Archivo Central, que dependerá de la Secretaría General …"
Que, es necesario expedir una reglamentación interna para la adecuada administración y control de los archivos administrativos de Televisión y Radio de Ecuador E.P. RTVECUADOR, con el fin de complementar de manera específica las normas emitidas por la Contraloría General del Estado y otras referentes al manejo de archivos públicos;
Que, de conformidad con el artículo 11 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, corresponde al Gerente General ejercer la administración legal, judicial y extrajudicial de la empresa y administrarla; y, de conformidad con el numeral 8 del mismo artículo, le corresponde "Aprobar y modificar los reglamentos internos que requiera la empresa…"; y,
En ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución de la República y la Ley Orgánica de Empresas Públicas:
Resuelve expedir el siguiente:
REGLAMENTO INTERNO DE ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE TELEVISIÓN Y RADIO DE ECUADOR E.P.,
RTVECUADOR
DE LA SECRETARÍA GENERAL.- Créase la Secretaría General de RTVECUADOR, como un área administrativa dependiente de la Gerencia General; y, a cuyo cargo se encontrará el archivo general de la empresa pública, siendo éste el lugar donde reposan y se custodian, todos los documentos que son la memoria de la misma y constituyen los testimonios jurídicos y administrativos, para todos los ciudadanos y el propio estado. La información que consta en el archivo general es la historia y patrimonio desde la creación de la misma, por lo que deberá ser salvaguardada, al formar parte del acervo documental de la empresa.
En la descripción del proceso archivístico, se unificarán las tareas técnico-administrativas de registro, control, distribución, despacho, archivo y conservación de documentos que se tramitan en la Empresa, tareas que posiblemente se viene cumpliendo independientemente en algunas unidades administrativas y técnicas, mismas que serán realizadas por la Secretaria General, lo cual permitirá mantener el control y seguimiento de los trámites y acciones internas, así como mejorar la organización de los archivos de gestión; y, adicionalmente, normar racionalmente lo que se conoce como administración de documentos y archivos.
La administración de documentos y archivos debe ser planificada y debe adaptarse a los intereses, requerimientos y realidad especifica de la empresa, tomando en cuenta aquellos elementos considerados básicos como: La entrada, el proceso, la salida y la retroalimentación de la información documental; a este proceso se debe añadir los formatos que sean necesarios y que permitan optimizar los procesos de control y gestión.
Garantizar la fluidez y agilidad en los trámites que deben de atenderse en la difusión e información que el usuario tanto interno como externo requiera.
Entregar información confiable y oportuna, a través de la Secretaría General, en el ámbito de su competencia.
Determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecución de tareas en el campo archivístico.
Servir como material de consulta en el caso de dudas sobre la aplicación o ejecución de procedimientos dentro del manejo de documentos y archivos dentro de la Empresa.
SECRETARIA/O GENERAL
Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la planificación, organización, control, supervisión y coordinación con las demás unidades administrativas de la institución.
Asignar...
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