Acuerdos. 010-2018 Expídese El Reglamento De Gestión Documental Y Archivos
| Número de Boletín | 229 |
| Sección | Acuerdos |
| Emisor | MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR E INVERSIONES |
4 – Miércoles 25 de abril de 2018 Segundo Suplemento – Registro Ofi cial Nº 229
Que, en el artículo 226 ibídem se dispone: “Las
instituciones del Estado, sus organismos, dependencias,
las servidoras o servidores públicos y las personas
que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán
solamente las competencias y facultades que les sean
atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber
de coordinar acciones para el cumplimiento de sus
fi nes y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos
reconocidos en la Constitución”;
Que, en el artículo 227 de este mismo ordenamiento, se
establece: “La Administración Pública constituye un
servicio a la colectividad que se rige por los principios de
efi cacia, efi ciencia, calidad, jerarquía, desconcentración,
descentralización, coordinación, participación,
planifi cación, transparencia y evaluación”;
Que, en el artículo 35 de la Ley de Modernización del
Estado se determina que los máximos personeros de las
instituciones del Estado dictarán acuerdos, resoluciones u
ofi cios, que sean necesarios para delegar sus atribuciones;
Que, en el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico
Administrativo de la Función Ejecutiva se dispone: “Los
Ministros de Estado son competentes para el despacho
de todos los asuntos inherentes a sus ministerios sin
necesidad de autorización alguna del Presidente de la
República, salvo los casos expresamente señalados en
leyes especiales.”;
Que, en el artículo 55 ibídem se determina: “Las
atribuciones propias de las diversas entidades y autoridades
de la Administración Pública Central e Institucional,
serán delegables en las autoridades u órganos de inferior
jerarquía, excepto las que se encuentren prohibidas por
Ley o por Decreto. La delegación será publicada en el
Registro Ofi cial”;
Que, con Decreto Ejecutivo Nro. 25 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento Nro. 19 de 20 de junio de
2013, el Presidente Constitucional de la República crea el
Ministerio de Comercio Exterior, como el ente rector de la
política de comercio exterior e inversiones;
Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 706 publicado
en el Registro Ofi cial Nro. 422 de 7 de abril de 2011 se
creó la Comisión Estratégica de Marcas como instancia
responsable de la administración de las marcas presentes
o futuras de propiedad del Gobierno del Ecuador;
Que, con Decreto Ejecutivo Nro. 46 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento Nro. 57 de 13 de agosto
de 2013 se sustituye el texto del artículo 2 del Decreto
Ejecutivo Nro. 706 en el que se incluye al Ministerio de
Comercio Exterior en calidad de presidente de la Comisión
Estratégica de Marcas;
Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 8 de 24 de
mayo de 2017, el Sr. Lenín Moreno Garcés, Presidente
Constitucional de la República del Ecuador, nombró en
calidad de Ministro de Comercio Exterior, al Mgs. Pablo
Campana Sáenz;
Que, con Decreto Ejecutivo Nro. 252 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento Nro. 158 de 11 de enero de
2018, el Presidente Constitucional de la República modifi ca
la denominación de “Ministerio de Comercio Exterior” a
“Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones”;
Que, el artículo 4 del Reglamento para el Funcionamiento
de la Comisión Estratégica de Marcas determina: “…las
funciones de Presidente o Presidenta de la Comisión, las
ejercerá la Ministra o Ministro de Comercio Exterior o su
delegado o delegada permanente.”;
Que, en función de las actividades ínsitas a este despacho
ministerial en virtud de las competencias atribuidas a esta
cartera de estado, es necesario delegar varias atribuciones
a los órganos de inferior jerarquía con el fi n de coadyuvar
en la celeridad de la atención de los mismos;
En ejercicio de las atribuciones que le confi ere el numeral
1 del artículo 154 de la Constitución de la República del
Ecuador; los artículos 17 y 55 del Estatuto del Régimen
Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva.
Acuerda:
Art. 1.- Delegar al magister Javier Armando Orellana
Herrera para que pre sida la Comisión Estratégica de
Marcas, cuerpo colegiado responsable de la administración
de las marcas presentes o futuras de propiedad del
Gobierno del Ecuador.
Art. 2.- El señor Javier Armando Orellana Herrera,
deberá dar cuenta de su gestión al Ministro de Comercio
Exterior e Inversiones, respecto de la delegación conferida
mediante este Acuerdo.
Art. 3.- Notifíquese con el presente Acuerdo al señor
Javier Armando Orellana Herrera, para el cumplimiento y
ejercicio del mismo.
Art. 4.- Encárguese a la Coordinación General de
Asesoría Jurídica la publicación del presente documento
en el Registro Ofi cial.
El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de su
suscripción sin perjuicio de su publicación en el Registro
Ofi cial.
En la ciudad de Guayaquil, Distrito Metropolitano, a los
dieciséis días del mes de abril de 2018.
f.) Mgs. Pablo Campana Sáenz, Ministro de Comercio
Exterior e Inversiones.
No. 010-2018
Mgs. Pablo Campana Sáenz
EL MINISTRO DE COMERCIO
EXTERIOR E INVERSIONES
Considerando:
Que, el artículo 66 número 19 de la Constitución de la
República, reconoce y garantiza a las personas: “El
derecho a la protección de datos de carácter personal, que
incluye el acceso y la decisión sobre información y datos
de este carácter, así como su correspondiente protección.
La recolección, archivo, procesamiento, distribución
o difusión de estos datos o información requerirán la
autorización del titular o el mandato de la ley”;
Que, el artículo 226 de la Constitución de la República,
establece que: “Las instituciones del Estado, sus
organismos, dependencias, las servidoras o servidores
públicos y las personas que actúen en virtud de una
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Miércoles 25 de abril de 2018 – 5Registro Ofi cial Nº 229 – Segundo Suplemento
potestad estatal ejercerán solamente las competencias
y facultades que les sean atribuidas en la Constitución
y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para
el cumplimiento de sus fi nes y hacer efectivo el goce y
ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución”;
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia
y Acceso a la Información Pública, establece que: “Es
responsabilidad de las entidades públicas, personas
jurídicas de derecho público y demás entidades públicas,
crear y mantener registros públicos de manera profesional,
para que el derecho a la información se pueda ejercer
a plenitud, por lo que, en ningún caso se justifi cará la
ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
información y documentación para impedir u obstaculizar
el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún
su destrucción”;
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su
artículo 1 defi ne que: “Constituye Patrimonio del Estado
la documentación básica que actualmente existe o que
en adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores público, y privado, así como
la de personas particulares, que sean califi cadas como
tal…”;
Que, el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico,
Firmas y Mensajes de Datos, establece que: “Los
mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los
documentos escritos. Su efi cacia, valoración y efectos se
someterá al cumplimiento de lo establecido en esta ley y
su reglamento”;
Que, con Decreto Ejecutivo No. 25 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento Nro. 19 de 20 de junio de
2013, el Presidente Constitucional de la República crea el
Ministerio de Comercio Exterior, como el ente rector de la
política de comercio exterior e inversiones;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 8 de 24 de mayo
de 2017, el Sr. Lenín Moreno Garcés, Presidente
Constitucional de la República del Ecuador, nombró en
calidad de Ministro de Comercio Exterior, al Mgs. Pablo
Campana Sáenz;
Que, con Decreto Ejecutivo No. 252 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento Nro. 158 de 11 de enero de
2018, el Presidente Constitucional de la República modifi ca
la denominación de “Ministerio de Comercio Exterior” a
“Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones”;
Que, el Acuerdo Ministerial No. 1043 publicado en el
Registro Ofi
cial Suplemento No. 445 de 25 de febrero
de 2015, última modifi cación de 23 de mayo de 2017,
el Secretario Nacional de la Administración Pública
expidió la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo, la misma que es aplicación obligatoria para
todas las entidades de las Administración Pública Central,
Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva;
Que, mediante Decreto No. 5 de 24 de mayo de 2017, el
Presidente de la República Señor Lenin Moreno Garcés,
suprimió la Secretaría Nacional de la Administración
Pública, transfi riendo atribuciones la Secretaría
General de la Presidencia de la República, Secretaría
Nacional de Planifi cación y Desarrollo, Ministerio de
Telecomunicaciones y Sociedad de la Información y
Ministerio del Trabajo;
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 44 de 21 de
diciembre de 2017 publicado en el Registro Ofi cial No.
161 de 16 de enero de 2017, el Ministro de Comercio
Exterior e Inversiones expidió la Política de Gestión
Documental y Archivo de dicho Ministerio;
Que, con Acuerdo Ministerial No. 007-2018 de 12 de abril
de 2018, el Ministro de Comercio Exterior e Inversiones,
delegó sus funciones al ingeniero Javier Barreiro Brikett
desde el 13 al 14 de abril de 2018, inclusive; y,
En uso de la atribución establecida en el numeral 1
del artículo 154 de la Constitución de la República del
Ecuador, artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico
Administrativo de la Función Ejecutiva; y, Decreto
Ejecutivo No. 8 de 24 de mayo de 2017,
Acuerda:
Expedir el REGLAMENTO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL MINISTERIO
DE COMERCIO EXTERIOR E INVERSIONES.
CAPÍTULO I
NORMAS GENERALES
Art. 1.- El objeto de presente Acuerdo Ministerial es
regular el proceso de recepción, registro y distribución
de la documentación que ingresa; control de trámites;
normalización de la documentación que se genera;
conservación, ordenación, descripción, administración
y utilización de su fondo documental; así como,
determinar responsabilidades en su ejecución, garantizar
su conservación, seguridad, y brindar accesibilidad a los
mismos por parte de usuarios internos y externos. Los
documentos que se adjuntan como Anexos al presente
instrumento forman parte integral del mismo.
Art. 2.- El presente Reglamento es de cumplimiento
obligatorio para todas las autoridades, servidores públicos
y trabajadores del Ministerio de Comercio Exterior e
Inversiones, que mantienen archivos. Los titulares de
las unidades administrativas y su personal encargado de
la gestión documental, serán además los responsables de
controlar su cumplimiento irrestricto.
Art. 3.- Se prohíbe a los servidores públicos y trabajadores
del Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones, que
mantienen archivos, la generación, archivo, salida e
ingreso de documentación que no cumpla lo dispuesto en
el presente Reglamento, así como la tramitación de las
solicitudes contenidas en dicha documentación.
Art. 4.- La gestión documental y de archivos del Ministerio
de Comercio Exterior e Inversiones, se regirá por el
presente Reglamento, la Ley Orgánica de Transparencia
y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, Ley
del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento y el
Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestión
Documental para las Entidades de la Administración
Pública Central.
Art. 5.- Todos los documentos generados y recibidos en
el Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones, que
mantienen archivos, en función de sus actividades y los
que en adelante se produjeren en planta central y todos
sus niveles de gestión, son de su exclusiva propiedad y
constituyen patrimonio del Estado; por lo cual, no deben
ser utilizados para conformar archivos personales de
ninguna autoridad o funcionario.
Art. 6.- La información del presente Reglamento se
encuentra actualizada a la fecha de su aprobación. La
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