Acuerdos. 044-2017 Expídese La Política De Gestión Documental Y Archivo
| Número de Boletín | 161 |
| Sección | Acuerdos |
| Emisor | Ministerio de Comercio Exterior |
4 – Martes 16 de enero de 2018 Registro Ofi cial Nº 161
No. 044-2017
EL MINISTRO DE COMERCIO EXTERIOR
Considerando:
Que, el artículo 66 número 19 de la Constitución de la
República, reconoce y garantiza a las personas: “El
derecho a la protección de datos de carácter personal, que
incluye el acceso y la decisión sobre información y datos
de este carácter, así como su correspondiente protección.
La recolección, archivo, procesamiento, distribución
o difusión de estos datos o información requerirán la
autorización del titular o el mandato de la ley.”;
Que, el artículo 226 de la Constitución de la República,
establece: “Las instituciones del Estado, sus organismos,
dependencias, las servidoras o servidores públicos y las
personas que actúen en virtud de una potestad estatal
ejercerán solamente las competencias y facultades que
les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el
deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus
fi nes y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos
reconocidos en la Constitución.”;
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia
y Acceso a la Información Pública, establece que: “Es
responsabilidad de las entidades públicas, personas
jurídicas de derecho público y demás entidades públicas,
crear y mantener registros públicos de manera profesional,
para que el derecho a la información se pueda ejercer
a plenitud, por lo que, en ningún caso se justifi cará la
ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
información y documentación para impedir u obstaculizar
el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún
su destrucción (…)”;
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su
artículo 1 defi ne que: “Constituye Patrimonio del Estado
la documentación básica que actualmente existe o que
en adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores público, y privado, así como
la de personas particulares, que sean califi cadas como tal
(…)”;
Que, el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico,
Firmas y Mensajes de Datos, establece: “Los mensajes
de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos
escritos. Su efi cacia, valoración y efectos se someterá
al cumplimiento de lo establecido en esta ley y su
reglamento.”;
Que, el Acuerdo Ministerial No. 1043 publicado en el
Registro Ofi cial Suplemento No. 445 de 25 de febrero
de 2015, el Secretario Nacional de la Administración
Pública expidió la Norma Técnica de Gestión Documental
y Archivo, la misma que es aplicación obligatoria para
todas las entidades de las Administración Pública Central,
Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva;
En uso de la atribución establecida en el numeral 1
del artículo 154 de la Constitución de la República del
Ecuador y artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico
Administrativo de la Función Ejecutiva,
Acuerda:
Art. 1.- Expedir la Política de Gestión Documental y
Archivo del Ministerio de Comercio Exterior, instrumento
que es parte integrante del presente acuerdo.
Art. 2.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir
de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el
Registro Ofi cial.
En la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito
Metropolitano a los veinte y un días del mes de diciembre
de 2017.
f.) Mgs. Pablo Campana Sáez, Ministro de Comercio
Exterior.
POLÍTICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MINISTERIO
DE COMERCIO EXTERIOR
1. OBJETIVOS
1.1. Regular todo el acervo documental producido
y recibido en la Institución, en el cumplimiento
de sus funciones.
1.2. Velar por la protección y conservación del
patrimonio documental, constituyéndose en
una base sólida generando la salvaguarda de la
memoria institucional.
1.3. Proporcionar a los servidores los
conocimientos básicos de organización de
archivos para que de manera didáctica sepan la
forma como deben tratarse los expedientes que
son generados y recibidos por la entidad.
2. BASE LEGAL
• Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo. Art. 6.
• Instructivo de Organización Básica y Gestión
de Archivos Administrativos.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica a todas las dependencias
del Ministerio de Comercio Exterior y son de
acatamiento obligatorio para todos los funcionarios.
4. LINEAMIENTOS
4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
La Unidad de Gestión Documental y Archivo es la
responsable de la recepción de la documentación
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