Resolución 15 - Apruébese el 'Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos
| Número de Boletín | 537 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Procuraduría General del Estado |
| Fecha de la disposición | 8 de Junio de 2015 |
Dr. Diego García Carrión
PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que, de conformidad con lo previsto en la letra k) del artículo 3 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado, corresponde al Procurador General del Estado: "Expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e instructivos de carácter general y particular, dentro del ámbito de su competencia";
Que, mediante Resolución No. 094 de 10 de octubre de 2013, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 63 de 29 de octubre de 2013, se expidió el Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado, que fue reformado mediante Resolución No. 115 de 13 de marzo de 2014, publicada en el Registro Oficial No. 217 de 2 de Abril de 2014;
Que, mediante Resolución No. 127 de 28 de julio de 2014, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 198 de 27 de octubre de 2014, se puso en vigencia el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado;
Que, mediante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del Estado aprobó el Manual de Administración y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado;
Que, la Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible, que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada, aprovechando la tecnología existente, que ayude a la organización, inventario y depuración de los archivos, dentro de un proceso de mejoramiento continuo y actualización permanente;
Que, para el funcionamiento eficaz de la Procuraduría General del Estado, es necesario establecer procedimientos para la administración y custodia de su fondo documental, debiéndose contar para ello con una herramienta que permita la consecución de esos fines; en consecuencia,
En uso de la atribuciones conferidas por la Ley;
Resuelve:
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, D. M., a 3 de junio de 2015.
f.) Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
Esta copia es igual al documento que reposa en el Archivo de la Secretaría General y al cual me remito en caso necesario. Lo certifico.- Fecha: 8 de junio de 2015.- f.) Dra. Lina Rosa Silva, Secretaria General, Procuraduría General del Estado.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN,
CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
DE LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
La Secretaría General, es coordinadora, administradora y custodio del fondo documental que contiene la información de la Institución
La Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asumió un papel protagónico en la vida jurídica del país, pues primordialmente se le entregó el patrocinio del Estado y paralelamente la asesoría legal. En nuestros días, frente a los cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008, así como la creación y reforma de otras disposiciones legales y normativas, asume nuevos retos y funciones como son: La representación judicial del Estado; el patrocinio del Estado y de sus instituciones; el asesoramiento legal y la absolución de las consultas jurídicas a los organismos y entidades del sector público con carácter vinculante, sobre la inteligencia o aplicación de la ley, en aquellos temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades del sector público.
La Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabilidad el manejo de documentación vinculada directamente con el sustento legal del Estado, acervo documental que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes.
El presente Manual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con el marco normativo vigente y está diseñado bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
PRESENTACIÓN
La Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada.
Para ello se procedió a:
Revisar la organización y el inventario de la documentación existente en los distintos archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificación, ordenamiento e identificación de dicha documentación;
Revisar los sistemas para registrar y procesar la información básica de cada fondo documental; y,
Revisar y depurar el proceso, subprocesos e instructivos que se aplican en cada una de las actividades que ejecutan las secretarías institucionales.
Aprovechando la tecnología existente y los procedimientos establecidos, que conllevan diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la información procesada, que constituye el fondo documental de la Institución.
Se pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización, inventariado, depuración y custodia de los archivos, el mismo que debe ser el inicio de un proceso de mejoramiento y actualización permanente que conseguirá el perfeccionamiento de esta herramienta administrativa y con ello la mejora de los niveles de atención a los usuarios.
NORMATIVA QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL
Constitución de la República, Registro Oficial Nro. 449 de 20 de octubre de 2008.
Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de de Junio de 1982.
Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Registro Oficial Nro. 517 de 20 de junio de 1983. Reforma: Decreto Ejecutivo 1346 publicado en el Registro Oficial Nro. 830 de 14 de noviembre de 2012.
Instructivo para la Digitalización de Archivos de los Registros de Datos Públicos. Resolución de la DINARDAP 114; Registro Oficial Nro. 724 de 14 de junio de 2012; reforma: R.O. Suplemento 100 de 14 de octubre de 2013.
Reglamento Interno del Archivo Intermedio "Archivo General de la Administración". Registro Oficial Nro.1 del 11 de agosto de 1992.
Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos. Registro Oficial Nro. 67 del 25 de julio de 2005.
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 312, de 13 de Abril del 2004; reforma publicada en el Registro Oficial Nro. 154 de 3 de enero de 2014.
Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de 2014.
Reglamento Orgánico Funcional. Registro Oficial Suplemento Nro. 63, de 29 de octubre 2013; reforma Registro Oficial Nro. 217 de 2 abril de 2014.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Registro Oficial 337 del 18 de mayo del 2004.
Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Decreto Ejecutivo No. 2471; Registro Oficial Nro. 507, del 19 de Enero del 2005; reforma Decreto Ejecutivo 163, Registro Oficial Nro. 33 de 7 de junio de 2005.
Reglamento General de Bienes del Sector Público. Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 25; Registro Oficial Nro. 378 de 17 de octubre de 2006; reformas: Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 37, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la Contraloría General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 317 de 22 de Agosto del 2014.
Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado No 39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, última modificación R.O. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No. 006 CG-2014 Instructivo para la entrega y recepción de documentación, información y archivos a cargo de los funcionarios, servidores y trabajadores de la Procuraduría General del Estado. Resolución Nro. 125; Registro Oficial Nro. 284 de 22 de septiembre de 2010.
Reglamento para la Elaboración Manejo y Custodia de cierta documentación Oficial , publicado en el Registro Oficial Nro. 478 de 30 de marzo de 1954.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN,
CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
DE LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
ASPECTOS GENERALES
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OBJETO.-
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos idóneos a fin de que, el ingreso, tramitación, direccionamiento, producción y organización de los documentos institucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos uniformes, que permitan la sistematización de las actividades de administración, custodia y archivo de documentos.
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ALCANCE.-
Las áreas de acción encargadas de los procesos y procedimientos de la administración, archivo y custodia de documentos son: la Secretaría General, Unidad de Documentación y Archivo, Secretaría de la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales.
Este subproceso tiene dos fases diferenciadas:
La primera fase inicia con la recepción en ventanilla y verificación de la documentación presentada por el usuario, cumplido con lo cual se procede a la...
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