Expídese El Instructivo Interno Para El Manejo De Fondos Fi Jos De Caja Chica
| Número de Boletín | 251 |
| Sección | Acuerdos |
| Emisor | Ministerio de Defensa Nacional |
Nro. 058
Patricio Zambrano Restrepo MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Considerando:
Que el artículo 154 numeral 1, de la Constitución de la República del Ecuador, dispone lo siguiente: “A los ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión
Que el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador establece: “Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúan en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución
Que el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador establece: “La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerárquica, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación
Que el artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas sobre los fondos de reposición establece:
Las entidades y organismos del sector público pueden establecer fondos de reposición para la atención de pagos urgentes, de acuerdo a las normas técnicas que para el efecto emita el ente rector de las finanzas públicas. La liquidación de estos fondos se efectuará dentro del ejercicio fiscal correspondiente.
Que el artículo 77 numeral 1, literal e) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado dispone entre las atribuciones y responsabilidades de la máxima autoridad de cada organismo del sector público: “Dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funcionamiento de sus instituciones; ”
Que el artículo 10 literal g) de la Ley Orgánica de la Defensa Nacional sobre las atribuciones del Ministro de Defensa Nacional determina: “Expedir las normas, acuerdos, reglamentos internos de gestión de aplicación general en las tres Ramas de las Fuerzas Armadas, así como los reglamentos internos de gestión de cada Fuerza. ”
Que las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado Nro. 405-08, literal d) sobre la Caja Chica Institucional y proyectos establece: “El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. ”
Que mediante el Acuerdo Ministerial No. 447 publicado en el Registro Oficial Suplemento 259 de 24 de enero de 2008, reformado mediante Acuerdo Ministerial No. 131 publicado en Registro Oficial 868 de 24 de Octubre del 2016, el Ministerio de Finanzas expide los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería para su aplicación obligatoria en todas las entidades, organismos, fondos y proyectos que integran el Sector Público no Financiero;
Que es necesario que el Ministerio de Defensa Nacional viabilice la estandarización en los procedimientos que deben cumplir las Unidades que necesiten mantener fondos de Caja Chica para gastos emergentes y de baja cuantía; y,
Que dentro de la gestión financiera pública se requiere de mecanismos que agiliten la solución de imprevistos que interrumpen el normal desempeño de las instituciones a través de la administración de fondos para la adquisición inmediata de bienes y servicios;
En ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución de la República del Ecuador, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Ley Orgánica de la Defensa Nacional y las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado.
Acuerdan:
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO INTERNO PARA EL MANEJO DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
OBJETIVO Y ALCANCE
Alcance.- Los fondos de caja chica servirán única y exclusivamente para pagar obligaciones en efectivo, no previsibles y urgentes, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en su Reglamento General de aplicación y en la Codificación y Actualización de las Resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública, para cubrir necesidades institucionales.
DEFINICIONES
Custodio/a del fondo de caja chica.- Servidor/a público responsable de la custodia del efectivo, administración y uso conforme a las disposiciones de este instructivo.
Bienes de menor cuantía.- Bienes de hasta USD$ 50,00 incluido impuestos.
Fondo de caja chica.- Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido, por medio de dinero en efectivo, como excepción a la modalidad general de pagos, entregado a un servidor público para realizar pagos en efectivo de menor cuantía.
Gastos de cafetería.- En este rubro está incluido: galletas, quesos, gaseosas, pasabocas de sal y dulce.
Vale de caja chica.- Documento pre impreso y pre numerado, que será utilizado por el/la custodio/a para justificar el desembolso de efectivo para la adquisición de un bien o servicio.
Solicitud de reposición del fondo de caja chica.- Es un formato de reporte diseñado por la Dirección Financiera, para que el/la custodio/a del fondo de caja chica, detalle los gastos realizados con los documentos de respaldo.
DE LA SOLICITUD, RESPONSABILIDAD Y AUTORIZACIÓN
Para las máximas autoridades de entidades del sector público y para unidades de producción, hasta quinientos dólares (USD $500.00).
Para las unidades de transportes, abastecimiento...
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