Resolución 51-DE-ANP-2012 - Expídese el Manual de Gestión Documental y Archivo
| Fecha de disposición | 30 Julio 2012 |
| Fecha de publicación | 05 Febrero 2013 |
| Número de registro | 51-DE-ANP-2012 |
| Número de Gaceta | 886 |
María de los Ángeles Morales Neira
DIRECTORA EJECUTIVA
AGENCIA NACIONAL POSTAL
Considerando:
Que, el artículo 18 numeral 2 de la Constitución de la República del Ecuador establece el derecho de toda persona a "Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información".
Que, la norma suprema en su artículo 91 establece "…la acción de acceso a la información pública tendrá por objeto garantizar el acceso a ella cuando ha sido denegada expresa o tácitamente, o cuando la que se ha proporcionado no sea completa o fidedigna. Podrá ser interpuesta incluso si la negativa se sustenta en el carácter secreto, reservado, confidencial o cualquiera otra clasificación de la información. El carácter reservado de la información deberá ser declarado con anterioridad a la petición, por autoridad competente y de acuerdo con la ley…".
Que, la Carta Magna del Estado Ecuatoriano, en su artículo 92 expresa "…La acción de hábeas data es la que toda persona, por sus propios derechos o como representante legitimo para el efecto, tendrá derecho a conocer de la existencia y a acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de datos personales e informes que sobre sí misma, o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o privadas, en soporte material o electrónico. Asimismo tendrá derecho a conocer el uso que se haga de ellos, su finalidad, el origen y destino de información personal y el tiempo de vigencia del archivo o banco de datos. Las personas responsables de los bancos o archivos de datos personales podrán difundir la información archivada con autorización de su titular o de la ley.
La persona titular de los datos podrá solicitar al responsable el acceso sin costo al archivo, así como la actualización de los datos, su rectificación, eliminación o anulación. En el caso de datos sensibles, cuyo archivo deberá estar autorizado por la ley o por la persona titular, se exigirá la adopción de las medidas de seguridad necesarias. Si no se atendiera su solicitud, ésta podrá acudir a la jueza o juez.
La persona afectada podrá demandar por los perjuicios ocasionados...". Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, publicada en el Registro Oficial No. 265 de 16 de junio de 1982 determina en su artículo 1 que: "Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos […]"
Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 18 de mayo de 2004 en su artículo 1 determina lo siguiente: "Principio de Publicidad de la Información Pública.- El acceso a la información pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado. Toda la información que emane o que esté en poder de las instituciones, organismos y entidades, personas jurídicas de derecho público o privado que, para el tema materia de la información tengan participación del Estado o sean concesionarios de éste, en cualquiera de sus modalidades, conforme lo dispone la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; las organizaciones de trabajadores y servidores de las instituciones del Estado, instituciones de educación superior que perciban rentas del
Estado, las denominadas organizaciones no gubernamentales (ONGs), están sometidas al principio de publicidad; por lo tanto, toda información que posean es pública, salvo las excepciones establecidas en esta Ley".
Que, el artículo 1 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicado en el Registro Oficial No. 507 de 19 de enero de 2005, norma la aplicación de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, garantizando así el derecho de los ciudadanos y ciudadanas a solicitar información pública y el libre acceso a las fuentes de información pública.
Que, el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, publicado en el Registro Oficial No. 67 de 25 de junio de 2005, tiene como objetivo central "La necesidad de salvaguardar los documentos que forman parte del acervo documental del Estado, implementando un instrumento didáctico que permita la organización y custodios de documentos y archivos, aplicando normas técnicas universales".
Que, el punto VI) del Instructivo mencionado en el considerando anterior, determina que "Las instituciones deberán contar con la Unidad de Archivo Central, que dependerá de la Secretaría General o en su ausencia de la Dirección Administrativa y las secretarías y archivos de las unidades administrativas, dependerán jerárquicamente de los directores o jefes y funcionalmente para la aplicación del sistema, de la Unidad de Archivo Central, con el que mantendrán coordinación permanente".
Que, el Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestión Documental QUIPUX para las Entidades de la Administración Pública Central, publicado en el Registro Oficial No. 718, del 25 de mayo de 2009, en su artículo 1 determina que: "Se dispone a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva la utilización del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos".
Que, los artículos 6 y 7 del Instructivo referido en el considerando anterior, establecen las formas de organización, preservación y conservación de los documentos generados por las Instituciones Públicas y que son transmitidos por medio de este sistema de gestión documental.
Que, el numeral 405-04 de las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado a través del Acuerdo No. 39 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 87 del 14 de diciembre de 2009 establece: "La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones […]".
Que, el señor Presidente Constitucional de la República del
Ecuador, mediante Decreto Ejecutivo No. 1207, publicado en el Registro Oficial No. 391 de fecha 29 de julio de 2008, expidió el Reglamento de los Servicios Postales que creó la Agencia Nacional Postal, como una entidad adscrita al Ministerio de Transporte y Obras Públicas, encargada de la supervisión de todos los Servicios Postales tanto públicos como privados, para lo cual cuenta con las atribuciones suficientes para el ejercicio de las funciones encomendadas.
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 8 de fecha 13 de agosto de 2009, publicado en el Registro Oficial No. 10 de fecha 24 de agosto de 2009, el señor Presidente Constitucional de la República del Ecuador crea el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, como el órgano rector del desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación.
Que, el artículo 22 del Decreto antes referido, reformó el artículo 9 del Reglamento de los Servicios Postales, adscribiendo la Agencia Nacional Postal al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 125 de fecha 28 de febrero de 2011, el señor Ministro de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información Ingeniero Jaime Guerrero Ruiz, acuerda encargar a la doctora María de los Ángeles Morales Neira, las funciones de Directora Ejecutiva de la Agencia Nacional Postal.
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 135, publicado en el Registro Oficial No. 459 de 31 de mayo de 2011, el ingeniero Jaime Guerrero Ruiz, Ministro de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, determinó las facultades y atribuciones que debe cumplir el Director o Directora Ejecutivo de la Agencia Nacional Postal.
Que, el literal m) del artículo 1 del Acuerdo Ministerial No. 135 determina como una facultad de la máxima autoridad de la Agencia Nacional Postal la de "…m) Dictar normas e instructivos operativos relacionados con el funcionamiento de la Agencia Nacional Postal…".
Que, la UNESCO en el año 2004, lanzó un programa transorganizacional en gestión documental (records management) con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en todos los niveles del Secretariado. Este objetivo se consiguió gracias a la aplicación de normas, reglas y prácticas relacionadas con la creación, la organización y la gestión de documentos así como su transferencia al archivo para su conservación permanente y su utilización por la Organización.
Que, es obligación del Estado velar por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos.
En ejercicio de las atribuciones legales, la Agencia Nacional Postal;
Resuelve:
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO DE LA AGENCIA NACIONAL POSTAL
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GLOSARIO.-
Para los efectos del presente Manual, los términos citados a continuación tendrán los siguientes significados:
AGENCIA NACIONAL POSTAL: Es la Entidad encargada de la supervisión de los servicios postales tanto público como privados, cuyas funciones son las de regular y...
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