Acuerdos 5230. Expídese el Reglamento de gestión documental y archivos
| Número de Boletín | 452 |
| Sección | Acuerdos |
| Emisor | Ministerio del Interior |
| Fecha de la disposición | 19 de Diciembre de 2014 |
José Ricardo Serrano Salgado
MINISTRO DEL INTERIOR
Considerando:
Que, de conformidad con el numeral 2 del artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador, todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen el derecho a acceder libremente a las información generada en entidades públicas, por lo cual no existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información;
Que, el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución de la República del Ecuador, señala como parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado, entre otros, los documentos, objetos, colecciones, archivos y bibliotecas;
Que, el artículo 156 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, dispone que las unidades de contabilidad de las entidades del sector público conservarán durante siete años los registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes, en medios digitales con firma electrónica de responsabilidad, y de ser el caso los soportes físicos;
Que, conforme al artículo 77 literal e) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, corresponde a la máxima autoridad, dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funcionamiento de sus instituciones;
Que, el artículo 5 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública señala que la información pública es todo documento en cualquier formato que se encuentre en poder de las instituciones públicas; contenidos creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado;
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, entre otras, establecen que la documentación que existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones del sector público son patrimonio del Estado y obliga a las autoridades, dignatarios y servidores públicos en general, velar por la conservación de las fuentes históricas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos;
Que, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, y su reglamento otorgan a los mensajes de datos igual valor jurídico que los documentos escritos, establecen el uso de mensajes de datos, firmas electrónicas y certificados de firmas electrónicas; así como su confidencialidad, reserva y propiedad intelectual;
Que, el artículo 3 del Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública enuncia que el libre acceso a la información pública se rige por los principios constitucionales de publicidad, transparencia, rendición de cuentas, gratuidad y apertura de las actividades de las entidades públicas;
Que, el Instructivo Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, contempla procedimientos técnicos de uso y aplicación obligatoria para procesos archivísticos, desde el ingreso del documento hasta su custodia para las instituciones del sector público y establece modelos de formatos para uso en los archivos centrales y archivos de gestión;
Que, el inciso segundo del artículo 50B del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, establece que ningún funcionario podrá negar a los ciudadanos el acceso a la documentación que se halle en su poder en razón de sus funciones a su cargo o de archivos que se hallen en su custodia, excluyéndose aquellos que la ley los haya declarado reservados;
Que, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Interior, otorga a la Dirección de Secretaria General entre otras atribuciones las correspondientes a la gestión documental, su custodia y salvaguardia; Que, es indispensable contar con normas claras y precisas que regulen le gestión documental de manera ágil y oportuna, así como su libre acceso por parte de usuarios internos y externos;
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador y el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva
Acuerda:
EXPEDIR EL REGLAMENTO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR
NORMAS GENERALES
Objetivo.- Regular el proceso de recepción, registro y distribución de la documentación que ingresa; control de trámites; normalización de la documentación que se genera; conservación, ordenación, descripción, administración y utilización de su fondo documental; así como determinar responsabilidades en su ejecución, garantizar su conservación, seguridad, y brindar accesibilidad a los mismos por parte de usuarios internos y externos.
Los titulares de las unidades administrativas y su personal encargado de la gestión documental, serán además los responsables de controlar su cumplimiento irrestricto.
Régimen.- La gestión documental y de archivos del Ministerio del Interior, a nivel nacional, en planta central y, sus entidades dependientes y adscritas, que mantienen archivos, se regirá por el presente reglamento, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y el Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestión Documental para las Entidades de la Administración Pública Central.
Propiedad de los documentos.- Todos los documentos generados y recibidos en el Ministerio del Interior a nivel nacional, en planta central y, sus entidades dependientes y adscritas, que mantienen archivos, en función de sus actividades, y los que en adelante se produjeren en planta central y todos sus niveles de gestión, son de su exclusiva propiedad y constituyen Patrimonio del Estado; por lo cual no deben ser utilizados para conformar archivos personales de ninguna autoridad o funcionario.
La Dirección de Secretaría General realizará su revisión de manera eventual, para lo cual deberá acoger las sugerencias de los usuarios o personal involucrado directamente en su manejo; y se observarán las siguientes normas para actualización y mantenimiento:
Cualquier reforma al reglamento, se preparará por parte de la Dirección de Secretaría General, de oficio o a pedido de las unidades de la institución; sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, siguiendo para esto el procedimiento establecido por la normativa legal vigente a la fecha;
Todo tipo de actualización de la información contenida en el presente reglamento deberá socializarse y distribuirse a cada uno de las unidades de la institución que posean un ejemplar del mismo;
La distribución de la actualización del reglamento se la hará mediante una comunicación en la que se explique las páginas que deben extraerse y las que deben colocarse; y,
Las páginas extraídas del reglamento deberán ser destruidas de inmediato.
DE LOS ÓRGANOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y ARCHIVO
La Unidad de Documentación de la Dirección de Secretaría General, de la gestión documental;
La Unidad de Archivo General de la Dirección de Secretaría General, del archivo intermedio y pasivo; y,
Los servidores designados como responsables del archivo de oficina a nivel nacional, en planta central y, sus entidades dependientes y adscritas, que mantienen archivos.
Las señaladas en el Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio del Interior, creado mediante Acuerdo Ministerial No. 1784, publicado en Registro Oficial Suplemento No. 102 de 17 de diciembre del 2010, y sus posteriores reformas;
Planificar, coordinar, organizar y supervisar las actividades relacionadas con el manejo de la documentación y archivo, en planta central y todos sus niveles de gestión que mantengan archivos;
Elaborar y...
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