Acuerdo MCYP-MCYP-2022-0009-A Expídese el Reglamento de gestión documental y archivo
| Fecha de publicación | 11 Marzo 2022 |
| Número de Gaceta | 19 |
Segundo Suplemento Nº 19 - Registro Ocial
10
Viernes 11 de marzo de 2022
República
del Ecuador
Ministerio de Cultura y Patrimonio
Dirección: Av. Colón E5-34 y Juan León Mera. Código postal: 170524 / Quito Ecuador
Teléfono: 593-2 381-4550 - www.culturaypatrimonio.gob.ec
ACUERDO Nro. MCYP-MCYP-2022-0009-A
SRA. LCDA. MARÍA ELENA MACHUCA MERINO
MINISTRA DE CULTURA Y PATRIMONIO
CONSIDERANDO:
Que, en el numeral 2 del artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador, señala que todas las
personas, en forma individual y colectiva, tienen derecho a: “(…) 2. Acceder libremente a la información
generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas.
No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de
violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información”;
Que, el artículo 52 de la Carta Magna establece el derecho que tienen las personas de disponer de bienes y
servicios de óptima calidad y a elegirlos con libertad, así como a una información precisa y no engañosa sobre
su contenido y características;
Que, el numeral 9 del artículo 66 la Norma Suprema, reconoce y garantiza a las personas: “(…) 19. El derecho
a la protección de dalos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de
este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o
difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley”;
Que, numeral 1 del artículo 154 de la Constitución dispone a las ministras y ministros de Estado que, además de
las atribuciones establecidas en la Ley, les corresponde: "1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área
a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiere su gestión. (…).”;
Que, el artículo 226 de la Carta Magna determina que las instituciones del Estado, sus organismos,
dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal,
ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley;
Que, el artículo 227 de la Norma Suprema preceptúa que la administración pública constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración,
descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;
Que, el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución señala que son parte del patrimonio cultural tangible e
intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del
Estado, entre otros: "(...) 3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan
valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. (...)";
Que, el artículo 10 la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, determina que: "(...)
Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entidades
públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se
pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo
y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la
información pública, peor aún su destrucción (...)";
Que, el artículo el Código Orgánico Administrativo establece que: “(...) las administraciones públicas
determinarán en sus instrumentos de organización y funcionamiento, los órganos y senadores públicos con
competencia para certificar la del correspondencia de las reproducciones que se hagan, sea en físico o digital
en audio o video (...)”;
Que, el artículo 130 del referido Código prevé que: “(…) Las máximas autoridades administrativas tienen
competencia normativa de carácter administrativo únicamente para regular los asuntos internos del órgano a
su cargo, salvo los casos en los que la ley prevea esta competencia para la máxima autoridad legislativa de una
administración pública. La competencia regulatoria de las actuaciones de las personas debe estar
expresamente atribuida en la ley”;
Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, define que: “(...) Constituye Patrimonio del
Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas
las instituciones de los sectores públicos, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas
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Viernes 11 de marzo de 2022
República
del Ecuador Ministerio de Cultura y Patrimonio
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como tal (...)”;
Que, el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico, respecto al reconocimiento jurídico de los mensajes de
datos dispone: “(...) Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Su
eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento (...)”;
Que, las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de
Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado, en el
numeral 405-04, sustituido por el artículo 2 del Acuerdo No. 13-CG-2019, publicado en el Suplemento del
Registro Oficial Nro. 486 de 13 de mayo de 2019, respecto a la "Documentación de respaldo y su archivo"
determina: “La máxima autoridad dispondrá la adopción e implementación de políticas y procedimientos para
la conservación y mantenimiento de archivos físicos, magnéticos y/o digitales, en atención a las disposiciones
técnicas y jurídicas vigentes (...)”;
Que, el artículo 47 del Código Orgánico Administrativo, establece que: “La máxima autoridad administrativa
de la correspondiente entidad pública ejerce su representación para intervenir en todos los actos, contratos y
relaciones jurídicas sujetas a su competencia. Esta autoridad no requiere delegación o autorización alguna de
un órgano o entidad superior, salvo en los casos expresamente previstos en la ley”;
Que, el artículo 65 del Código ibídem, señala que: “La competencia es la medida en la que la Constitución y la
ley habilitan a un órgano para obrar y cumplir sus fines, en razón de la materia, el territorio, el tiempo y el
grado”;
Que, con Acuerdo Ministerial Nro. 204 de 6 de octubre del 2011, esta cartera de Estado emitió el Reglamento
para la gestión documental del Ministerio de Cultura;
Que, mediante Acuerdo Nro. SGPR-0107 de 10 de abril de 2019, se expide la Regla Técnica Nacional para la
Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, normativa de cumplimiento obligatorio por todas las
entidades del sector público e instituciones privadas que reciban presupuesto del Estado;
Que, la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, dispone:
“Disposición Transitoria Primera.- En el plazo de 120 días contados a partir de la fecha de publicación de la
presente Regla Técnica, las entidades públicas emitirán la política institucional interna en la que se dé
cumplimiento a los procesos de gestión documental y archivo establecidos en la mencionada Regla.”;
Que, con Acuerdo Ministerial Nro. MCYP-MCYP-2021-0005-A de 18 de enero de 2021, el Ministerio de
Cultura y Patrimonio, expide la Política de Gestión Documental y Archivo de esta cartera de Estado;
Que, mediante memorando Nro. MCYP-DGA-2021-0151-M de 2 de febrero de 2021, el ex Especialista Wilson
Vega, envía a la Dirección de Gestión Administrativa la propuesta de “Reglamento de Gestión Documental y
Archivo del Ministerio de Cultura y Patrimonio”, para revisión;
Que, con memorando Nro. MCYP-DGA-2021-0758-M, de 16 de abril de 2021, la Dirección de Gestión
Administrativa solicita al ex Especialista Wilson Vega, la presentación de la propuesta de Reglamento de
Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Cultura y Patrimonio, subsanadas las observaciones
realizadas;
Que, mediante memorando Nro. MCYP-DGA-2021-0761-M de 16 de abril de 2021, el ex Especialista Wilson
Vega, envía a la Dirección de Gestión Administrativa la propuesta de Reglamento de Gestión Documental y
Archivo del Ministerio de Cultura y Patrimonio corregida;
Que, con memorando Nro. MCYP-DGA-2021-0845-M de 27 de abril de 2021, la Dirección de Gestión
Administrativa, envía a la Coordinación General Administrativa Financiera, la propuesta de Reglamento de
Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Cultura y Patrimonio, para que prosiga con su trámite de ley;
Que, mediante memorando Nro. MCYP-CGAF-2021-0411-M de 6 de mayo de 2021, la Coordinación General
Administrativa Financiera presenta a la Coordinación General Jurídica, la propuesta de Reglamento de Gestión
Documental y Archivo del Ministerio de Cultura y Patrimonio, para su trámite correspondiente;
Que, con memorando Nro. MCYP-CGJ-2021-0414-M de 14 de mayo de 2021, la Coordinación General
Jurídica señala “(…) no consta el informe técnico de viabilidad de la Dirección de Gestión Administrativa, el
cual debe señalar antecedentes, análisis, conclusiones y recomendaciones, debidamente suscrito (…).”;
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