Resoluciones. NAC-DNJRGEC23-00000003 Apruébese el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental
| Número de Boletín | 270 |
| Sección | Resoluciones |
| Emisor | Servicio de Rentas Internas |
Jueves 16 de marzo de 2023 Cuarto Suplemento Nº 270 - Registro Ocial
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RESOLUCIÓN Nro. NAC-DNJRGEC23-00000003
La Dirección General del Servicio de Rentas Internas
Considerando:
del Ecuador, consagra como derecho de toda persona el acceder
libremente a la información generada en entidades públicas, o en las
privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones
públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos
expresamente establecidos en la ley;
del Ecuador, reconoce y garantiza a las personas el derecho a la
protección de datos de carácter personal que incluye el acceso y la
decisión sobre información y datos de este carácter, así como su
correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento,
distribución o difusión de estos datos o información requerirán la
autorización del titular o el mandato de la ley;
señala que las instituciones del Estado, sus organismos,
dependencias, las servidores o servidores públicos y las demás
personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán
solamente las competencias y facultades que le sean atribuidas en la
Constitución y la ley;
determina que la administración pública constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización., coordinación,
participación, planificación, transparencia y evaluación;
prevé que ninguna servidora o servidor público estará exento de
responsabilidad por los actos realizados en el ejercicio de sus
funciones o por omisiones, y serán responsable administrativa, civil y
penalmente por el manejo y administración de fondo, bienes o
recursos públicos;
Que el artículo 12 del Código Orgánico Administrativo, determina
respecto del principio de transparencia que las personas accederán a
la información pública y de interés general a los registros, expedientes
Jueves 16 de marzo de 2023Registro Ocial - Cuarto Suplemento Nº 270
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y archivos administrativos, en la forma prevista en este Código y la
ley;
archivo de las administraciones públicas expresa que, éstas
organizarán y mantendrán archivos destinados a: “1. Conservar
digitalizados, codificados y seguros los documentos originales o copias
que las personas, voluntariamente o por mandato del ordenamiento
jurídico, agreguen a dichos repositorios. 2. Integrar la información
contenida en los diferentes repositos a cargo de cada una de las
administraciones públicas. 3. Facilitar, por medios informáticos, el
acceso de las distintas administraciones publicas al ejemplar digital del
documento agregado a un repositorio en los casos en que las personas
lo autoricen y lo requieran para aportarlo en un procedimiento
administrativo o de cualquier otra naturaleza”;
Información Pública establece que tiene por finalidad, proteger,
respetar, promover y garantizar que la información pública sea
accesible, oportuna, competa y fidedigna, para el ejercicio de los
del Ecuador y la ley.
Que el numeral 6 del artículo 4 de la Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, define como información pública,
todo documento en cualquier formato, final o preparatoria haya sido o
no generada por el sujeto obligado, que se encuentre en poder de los
sujetos obligados por esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por
ellos, que se encuentren bajo su responsabilidad y custodio o que se
hayan producidos con recursos del Estado;
que : “…Es responsabilidad de las instituciones públicas y personas
jurídicas de derecho público, crear y mantener registros públicos de
manera profesional, de acuerdo con lo que determine la Ley del Sistema
Nacional de Archivos para que el derecho a la información se pueda
ejercer de forma integral; y, en ningún caso se justificará la ausencia
de normas técnicas y manejo de archivo de la información y
documentación tanto física como digital para impedir u obstaculizar el
ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción.
Quienes administren, manejen archivo o conserven información pública
serán personalmente responsables y solidariamente con la autoridad
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de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o
documentación por las responsabilidades civiles, administrativas o
penales que pudieran haber lugar por sus acciones u omisiones en la
ocultación, alteración, pérdida, desmembración de documentación e
información pública, y/o por la falta de protección integral de los datos
personales asentados en archivos, registros, bancos de datos u otros
medios técnicos de tratamiento de datos. La información original
deberá permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta
que sea transferida al Archivo Intermedio de la Dirección de Archivo de
la Administración Pública.
El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinarán
los sujetos obligados con base a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos y a las disposiciones que regulen la conservación de la
información pública confidencial. Los documentos de una institución
que desapareciera, pasarán bajo inventario al Archivo Intermedio de la
Dirección de Archivo de la Administración Pública; la documentación
que posea valores secundarios y sea de conservación permanente, en
la medida de su utilidad para la investigación y la memoria social,
pasará directamente al Archivo Histórico Nacional. En caso de fusión
interinstitucional, será responsable de aquello la nueva entidad.”;
Que el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece
que constituye patrimonio del Estado la documentación básica que
actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de
todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado. Dicha
documentación básica estará constituida por los siguientes
instrumentos: “a) Escritos manuscritos, dactilográficos o impresos, ya
sean originales o copias; b) Mapas, planos, croquis y dibujos; c)
Reproducciones fotográficas y cinematográficas sean negativos, placas,
películas y clisés; d) Material sonoro, contenido en cualquiera forma: e)
Material cibernético; y, f) Otros materiales no especificados”;
determina que, los archivos del país se clasifican en activos,
intermedio o temporal y permanente. Respecto de los archivos
activos, su artículo 14 indica que son aquellos cuya documentación se
considera de utilización frecuente y con quince años o menos de
existencia, mientras que el artículo 15, señala sobre los archivos
intermedio o temporal, que es aquel que procesa temporalmente la
documentación que tenga más de quince años de las instituciones del
sector público, con las excepciones que habla esta Ley; y, finalmente,
el artículo 17, prevé sobre los archivos permanentes, como aquellos
cuya documentación, por sus características específicas e importancia
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